Um Formulare in Start-, Benutzer-, Initiator- oder Objekt-Routine-Schritten bereitzustellen, können Sie Content Server-Formularvorlagen und Formulare in die Arbeitsmappe des Workflow-Diagramms aufnehmen. Bevor Sie Formulare zum Workflow hinzufügen können, müssen Formulare in der Workflow-Arbeitsmappe aktiviert werden. Wenn Formulare wieder aus dem Workflow-Diagramm entfernt werden sollen, können Sie die betreffenden Formulare löschen.

Wenn ein Formular im Benutzerschritt verfügbar ist, greifen Schrittempfänger auf das Formular auf der Seite für den Workflow-Schritt zu, wenn Sie an einem Schritt arbeiten. Beispielsweise können Sie eine Umfrage als Formular definieren, dieses Formular in die Arbeitsmappe des Workflow-Diagramms aufnehmen und dann in einem Benutzerschritt zur Verfügung stellen. Wenn der Workflow initiiert wird und den Benutzerschritt erreicht, wird dieser Schritt auf der Seite Meine Zuweisungen des Empfängers aufgeführt. Zum Abschließen der Aufgabe klickt der Empfänger auf den Namen des Schritts und dann auf die Registerkarte Formulare, auf der der Empfänger an der Umfrage teilnehmen kann.

Wenn ein einzelnes Formular in dem Benutzerschritt verfügbar ist, wird das Formular sofort geöffnet. Wenn mehrere Formulare in dem Benutzerschritt verfügbar sind, muss der Empfänger auf der Seite Formulare auf den Namen jedes Formulars klicken, um die Formulare zu öffnen und die zugehörige Aufgabe abzuschließen.

Wenn Sie ein Formular hinzufügen, müssen ein Formularname und ein Datenspeichermechanismus angegeben werden. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob Content Server jedes Mal eine Version des Formulars erstellen soll, wenn ein Benutzer dieses Formular ausfüllt, und ob das Formular erforderlich ist. Des Weiteren können Sie das Standardformular angeben, das beim Zugriff auf einen Schritt angezeigt werden soll. Falls ein Formular erforderlich ist, muss der Empfänger eines Schritts das Formular anzeigen, wenn er an dem Schritt arbeitet.

Wenn Sie ein Formular der Arbeitsmappe hinzugefügt haben, können Sie das Formular bearbeiten, indem Sie die Standardwerte für die Felder festlegen oder die Formulareinstellungen ändern. Außerdem können Sie das Formular in bestimmten Schritten zur Verfügung stellen.

Speichermechanismus auswählen

Für jedes Formular, das Sie der Arbeitsmappe eines Workflow-Diagramms hinzufügen, legen Sie einen Speichermechanismus fest. Nachdem ein Workflow initiiert wurde, werden die Daten, die von Benutzern in das Formular eingetragen werden, über den Speichermechanismus gespeichert, während dieses die Workflow-Verarbeitung durchläuft. Die folgenden Speichermechanismen stehen zur Auswahl:

	Hinweis: Ihr Systemverwalter kann u. U. zusätzliche benutzerdefinierte Mechanismen zur Verfügung stellen.

Speichermechanismus SQL-Tabelle verwenden

„SQL-Tabelle“ steht als Speichermechanismus für ein Workflow-Formular zur Verfügung, wenn das Formular auf einer Formularvorlage basiert, die mit einer Datenbank-Tabelle verknüpft ist. Wenn ein Benutzer auf die Schaltfläche Speichern oder Anwenden klickt, sendet Content Server die Daten an den HTTP-Server, und der SQL-Tabellenmechanismus speichert die aktuellen Formulardaten als Datensatz in der Content Server-Datenbanktabelle, die mit der Formularvorlage verknüpft ist, auf der das Formular basiert.

Auf gespeicherte Formulardaten kann in Content Server auch nach Abschluss des Workflows von LiveReports und externen Anwendungen aus zugegriffen werden. Content Server indiziert Formulardaten, die mit einem Workflow-Diagramm gespeichert werden, sodass diese Daten durch eine Content Server-Suche gefunden werden können.

Speichermechanismus Content Server-Workflow verwenden

„Content Server-Workflow“ ist als Speichermechanismus für alle Formulare in einem Workflow verfügbar. Wenn ein Benutzer auf die Schaltfläche Speichern oder Anwenden des Formulars klickt, werden die Daten an den HTTP-Server gesendet, und der Content Server-Workflow-Mechanismus speichert die aktuellen Formulardaten in der Arbeitsmappe des Workflow-Diagramms. Die gesendeten Formulardaten sind nur im Kontext des Workflows verfügbar.

Versionierung für Formularfelder deaktivieren

Standardmäßig zeigt Content Server den aktuellen Wert von Formularfeldern an, speichert aber in der Content Server-Datenbank sowohl die aktuellen als auch alle früheren Versionen von Feldwerten. Wenn Sie ältere Versionen von Feldwerten anzeigen möchten (z. B. bei der Prüfung eines Workflows, der das Formular enthält), können Sie einen LiveReport erstellen, um alle Werte, die für ein Feld während der Workflow-Verarbeitung bestimmt wurden, aus der Content Server-Datenbank abzurufen. Wenn Sie möchten, dass in Content Server nur die aktuellen Feldwerte gespeichert werden, können Sie die Versionierung für das Formular deaktivieren.

	Hinweis: Wenn die Versionierung von Formularen aktiviert ist, wird im Content Server-Workflow eine Formularversion für jeden Workflow-Schritt für Protokollierungszwecke erstellt. Wenn Sie die maximale Anzahl der erlaubten Objektversionen im Content Server einschränken, wird diese Einstellung für Formulare ignoriert, die im Rahmen eines Workflows erstellt werden. Workflow-Formulare werden immer mit der Möglichkeit erstellt, unendlich viele Versionen hinzuzufügen.

Zugriff auf Workflow-Anlagen zulassen

Wenn die für Workflows hinzugefügten Formulare Anlagen enthalten, können Sie den Benutzern der Formulare direkten Zugriff auf die Workflow-Anlagen über das Formular gewähren. Die Benutzer der Formulare können unabhängig davon, ob die Seite Workflow-Anlagen über die Navigation im Workflow oder über das Formular aufgerufen wurde, dieselben Aufgaben auf der Seite Workflow-Anlagen ausführen, z. B. Dokumente anzeigen oder hinzufügen (je nach Berechtigung). Der Bereich der Workflow-Anlagen zeigt alle Dokumente oder andere Objekte an, die in vorherigen Workflow-Schritten hinzugefügt wurden. Wenn der dem Schritt zugewiesene Benutzer keine Zugriffsrechte auf den Bereich der Workflow-Anlagen hat, wird der Benutzer anhand einer Fehlermeldung davon unterrichtet, dass der Bereich der Workflow-Anlagen nicht angezeigt werden kann. Der Benutzer kann jedoch weiterhin Daten in das Formular eingeben und den Schritt abschließen.

Wenn Sie den Zugriff auf Workflow-Anlagen für den Formularaufgabenschritt aktivieren, zeigt Content Server standardmäßig die Schaltfläche Anlagen anzeigen im Formular an. Sobald ein Benutzer auf diese Schaltfläche klickt, werden die Workflow-Anlagen in einem separaten Fenster angezeigt. Bei der Erstellung einer benutzerdefinierten Formularansicht müssen Sie zur Anzeige von Anlagen eine benutzerdefinierte Schaltfläche hinzufügen oder den Bereich der Workflow-Anlagen im Formular einbinden. Weitere Informationen zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Schaltflächen oder zum Anzeigen der Anlagen in einem Rahmen einer benutzerdefinierten Formularansicht finden Sie unter Beispiele für die Verwendung von Formularen.

	Hinweis: Für PDF-Formulare und eFormulare steht der Zugriff auf Anlagen nicht zur Verfügung.