So schließen Sie Datensätze ab:

  1. Wählen Sie im Menü Unternehmensweit die Option Records-Management aus.

  2. Klicken Sie auf der Seite Records-Management-Verwaltung auf Systemeinstellungen und dann auf die Registerkarte Datensatz abschließen.

  3. Klicken Sie auf der Verwaltungsseite Datensatz abschließen auf Ja, um die Optionen Alle Versionen entfernen, Gesperrte Objekte oder Objekte mit verschiedenen Fassungen vernichten oder Datensatzdatum aktualisieren zu aktivieren.

  4. Wählen Sie in der Liste Status aktualisieren einen Wert aus, der auf das Objekt angewendet werden soll, wenn es abgeschlossen wird.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Abschließen des Datensatzes für Nebenversionen von Dokumenten untersagen auf Ja, um zu verhindern, dass ein Dokument, dessen aktuellste Version eine Nebenversion ist, abgeschlossen wird.

  6. Klicken Sie auf Senden.

 

Tipp

Tipp:
Wenn Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, können Sie in der Durchsuchen-Ansicht eines Arbeitsbereichs mehrere Datensätze gleichzeitig abschließen, indem Sie das Kontrollkästchen für jedes Objekt aktivieren, auf die Schaltfläche Datensatz abschließen und dann auf Abschließen klicken. Sofern vom Records-Manager aktiviert, können Sie Datensätze auch in der Durchsuchen-Ansicht eines Arbeitsbereichs, von Dispositionssuchergebnissen oder einer Sammlung abschließen, indem Sie im Menü Funktionen ebenfalls auf Datensatz abschließen klicken.