Records-Management-Codes erlauben es dem Records-Manager, Dateneinträge zu standardisieren, indem er spezifische Optionen bereitstellt, aus denen die Benutzer eine Auswahl treffen können. Codes können für alle Tabellen aus maximal 32 Zeichen erstellt werden. Codes können in den folgenden Tabellen verwaltet werden:
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Über die Tabelle Zuweisung können Sie Optionen für das Abrufen und Übertragen (Transfer) von Objekten festlegen.
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Über die Tabelle Querverweis können Sie Optionen festlegen, die die Beziehung zwischen Objekten beschreiben.
Wenn Sie einen Querverweiscode erstellen oder ändern, können Sie in der Dropdown-Liste Sperre zuordnen auch eine vorhandene Sperre auswählen, um sie dem Querverweis zuzuordnen. Die zugeordnete Sperre wird beim Anwenden des Querverweises automatisch als direkte Sperre auf verwaltete Objekte angewendet. Auf einen Querverweiscode kann immer nur eine Sperre angewendet werden.
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Über die Tabelle Notwendiger Datensatz können Sie Optionen festlegen, mit denen die Bedeutung eines Objekts angegeben werden kann.
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Über die Tabelle Disposition können Sie Optionen festlegen, die die Funktion einer Tabelle beschreiben.
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Über die Tabelle Sperrtyp können Sie Optionen für Sperrtypen festlegen.
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Über die Tabelle Zuständigkeit können Sie Zuständigkeits-Codes festlegen, beispielsweise Land, Gebiet, Gemeinde, Bundesland oder Kreis.
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Über die Tabelle Herkunftstyp können Sie vorhandene Herkunftstypcodes ändern und neue Herkunftstypcodes hinzufügen.
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Über die Tabelle RSI-Aufbewahrung können Sie Optionen für Aufbewahrungspläne festlegen.
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Über die Tabelle RSI-Aufbewahrungsphase können Sie Optionen für Phasen festlegen, die ein Objekt abschließen kann.
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Über die Tabelle RSI-Regel können Sie Regeloptionen festlegen.
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Über die Tabelle RSI-Status können Sie Optionen für einen RSI-Status festlegen, beispielsweise Aktiv oder Abgeschlossen.
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Über die Tabelle Status können Sie Optionen für einen Status festlegen, beispielsweise Aktiv oder Geschlossen. Sie können auch bestimmte Berechtigungen für Benutzer und Gruppen zu einem Statuscode hinzufügen. Wenn ein Objekt mit dem Statuscode hinzugefügt, aktualisiert oder entfernt wird, erhalten die angegebenen Benutzer die Berechtigungen (Anzeigen, Inhalt anzeigen, Ändern, Attribute bearbeiten, Objekte hinzufügen, Reservieren, Versionen löschen, Löschen und Bearbeiten), die Sie für das verwaltete Objekt erteilen. Die Berechtigungen werden automatisch der Liste der ACL-Berechtigungen für das Objekt hinzugefügt, wenn der Statuswert aktualisiert wird. Weitere Informationen zu ACL-Berechtigungen finden Sie unter
Berechtigungen . -
Über die Tabelle Speichermedium können Sie Optionen zum Bezeichnen des Typs des verfügbaren Speichermediums festlegen, beispielsweise Papier oder Elektronisch.
Beim Erstellen eines Codes können Sie eine Beschreibung hinzufügen. Sie können außerdem einen verwandten Code beim Erstellen von Querverweis-Codes, eine Phasenreihenfolge beim Erstellen von RSI-Aufbewahrungs-Codes sowie einen Standardzeitraum beim Erstellen von Sperrtyp-Codes festlegen.
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Hinweis: | |
Sie können Codes für Datenbanktabellen bearbeiten und löschen, einen Code als Standard festlegen oder die Standardeinstellung entfernen. Im Modus Bearbeiten können die Codewerte nicht geändert werden.
Sie können Codes auf der Seite Tabellenwartung erstellen. Wenn ein Code nicht vorhanden ist oder der erforderliche Code noch nicht erstellt wurde, können Sie diesen auch direkt auf der Seite erstellen, auf der er verwendet werden soll. Auf den folgenden Seiten ist das direkte Erstellen eines neuen Codes nicht möglich: