Sie können mehr als einer Gruppe Funktionen auf Records-Manager-Ebene zuweisen. Jede gewählte Gruppe hat Zugriff auf den Records-Management-Arbeitsbereich. Diese Funktion ermöglicht es größeren Unternehmen mit vielen verschiedenen Abteilungen, jeder Abteilung spezialisierte Records-Manager zuzuordnen. Das Modell für diese Funktion basiert auf den Content Server-Benutzern und -Gruppen.
Beispiel: So kann z. B. die Finanzgruppe eine Untergruppe namens RMFin haben, die die Benutzer mit Records-Management-Zuständigkeiten enthält. Die Personalgruppe könnte die Untergruppe RMHR für Benutzer mit Records-Management-Zuständigkeiten enthalten. Wenn Sie diese Funktion, die die Verwendung mehrerer Records-Manager-Gruppen ermöglicht, zusammen mit der Endbenutzerfunktion Als offiziell markieren verwenden, können Sie die Records-Management-Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen abteilungs- und gruppenübergreifend zuweisen.
Auf der Registerkarte Records-Detail eines verwalteten Objekts wird angezeigt, welche Gruppe als Records-Manager-Gruppe für das Objekt gilt. Standardmäßig ist in der ACL-Liste jedoch nichts ausgewählt, bevor das Objekt als offiziell markiert ist. Wenn ein Objekt als offiziell markiert ist, bestimmt das System über die ACL-Liste, wer als Besitzer des Objekts aufgeführt ist. Das System ermittelt dann die Standardgruppe des Besitzers. Wenn mehrere Records-Manager-Gruppen verwendet werden, wird die Records-Manager-Gruppe für die Standardgruppe des Besitzers auf das Objekt angewendet. Die Records-Manager-Gruppe verfügt dann über die vollständigen Rechte am Objekt. Wenn der Standardgruppe keine Records-Manager-Gruppe zugewiesen ist, wird die standardmäßige Records-Manager-Gruppe mit vollständigen Rechten dem Objekt hinzugefügt. Die standardmäßige Records-Manager-Gruppe wird auf den Seiten Records-Management-Verwaltung festgelegt.
Die folgenden standardmäßigen ACL-Standardberechtigungen werden den Lese-/Schreibberechtigungen zugeordnet:
Unternehmen können das Standardverhalten des Anwendens von Records-Manager-Gruppen auf Objekte ändern, wenn sie in den Systemeinstellungen des Records-Management-Arbeitsbereichs als offiziell markiert sind Die folgenden Optionen sind verfügbar:
Auswählen der Besitzerabteilung ist das Standardverhalten. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Records-Manager-Gruppe der Standardgruppe des Besitzers eines Objekts auf das Objekt angewendet, wenn es als offiziell markiert ist. Die Standardfunktionen werden weiter oben beschrieben.
Auswahl der Besitzergruppe verwendet die Besitzergruppe des Objekts, um zu ermitteln, welche Records-Manager-Gruppe dem Objekt zugewiesen werden soll. Wenn der Besitzergruppe keine Records-Manager-Gruppe zugewiesen ist, wird die standardmäßige Records-Manager-Gruppe (wie auf den Seiten Records-Management-Verwaltung) mit vollständigen Rechten dem Objekt hinzugefügt.
RM-Klassifikation basiert auf der Records-Manager-Gruppe für die dem Objekt zugewiesene RM-Klassifikation. Wenn diese Option ausgewählt ist, können Benutzer die Records-Manager-Gruppe auswählen, wenn sie auf der Seite Objekt hinzufügen eine RM-Klassifikation erstellen. Außerdem wird auf der Registerkarte Spezifisch einer vorhandenen RM-Klassifikation ein Kontrollkästchen angezeigt, mit dem Benutzer eine Records-Manager-Gruppe auf klassifizierte Objekte anwenden können, die bereits als offiziell markiert sind. Wenn im System mehrere RM-Klassifikationen aktiviert sind, wird das Kontrollkästchen nicht angezeigt, und es werden keine Änderungen an klassifizierten offiziellen Objekten vorgenommen.