Während das Erstellen und Bearbeiten von Benutzern und Gruppen eine Berechtigung (Privileg) ist, die nur ausgewählte Benutzer besitzen, können grundsätzlich alle Benutzer nach anderen Benutzern und Gruppen suchen und sich deren Informationen anzeigen lassen. Das Suchen eines Benutzers bzw. einer Gruppe ist auch dann nötig, wenn Sie bestimmte Funktionen ausführen, also wenn Sie z. B. eine Aufgabe einem Benutzer zuweisen oder ein Benutzer einem Projekt hinzufügen. Üblicherweise wird zum Suchen eines Benutzers oder einer Gruppe eine Suchabfrage ausgeführt.

Solche Suchabfragen nach einem Benutzer können anhand des Namens, anhand des Anmeldenamens oder anhand der E-Mail-Adresse erfolgen. Bei Gruppen sind nur Suchabfragen anhand des Gruppennamens möglich. Bei dem Wert, den Sie als Suchparameter eingeben, spielt die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle, und es kann sich bei dem eingegebenen Wert auch nur um den ersten Teil eines Namens handeln. Wenn Sie z. B. nach dem Nachname eines Benutzers suchen und den Wert jo eingeben, werden als Suchergebnis z. B. die Namen Johansen und Jost angezeigt. Wenn Sie das Feld die beginnen mit frei lassen, ruft Content Server alle Benutzer bzw. Gruppen im System ab. In großen Unternehmen sind solche Suchabfragen aber sehr zeitaufwändig, und es werden damit Systemressourcen blockiert.