Die Aufgaben, die Sie in einem Benutzer-, Initiator-, Formularaufgaben- oder Objekt-Routine-Schritt definieren, können vom Workflow-Agenten ausgeführt werden, d. h., die gesamte Schrittverarbeitung erfolgt transparent (im Hintergrund), ohne dass der Benutzer eingreift. Wenn Sie den Workflow-Agenten nicht verwenden, muss der Schritt vom Empfänger des Schrittes weitergeleitet werden, damit die Schrittverarbeitung abgeschlossen wird. Der Workflow-Agent ist standardmäßig so konfiguriert, dass er Aufgaben, die im Hintergrund ablaufen, alle zehn Minuten erfasst und ausführt. Der Systemverwalter kann allerdings eine andere Festlegung treffen. Je nach Verarbeitungsreihenfolge (FIFO) verarbeitet der Workflow-Agent Aufgaben oder leitet sie an den verteilten Agenten weiter.
Wenn Sie ein komplexes Workflow-Diagramm oder einen Schritt entwickeln, bei dem eine umfangreiche, nicht interaktive Content Server-Verarbeitung erforderlich ist, kann es für die Empfänger des Schrittes zu Verzögerungen kommen, bis nach dem Weiterleiten des Schrittes die nächste Seite angezeigt wird. Wenn Sie verhindern möchten, dass die Benutzer auf die Verarbeitung warten müssen, bis sie nach dem Weiterleiten eines Schrittes die Arbeit abschließen können, können Sie festlegen, dass der Schritt im Hintergrund verarbeitet wird. Bei der Verarbeitung eines Schrittes im Hintergrund leitet das System den Schritt weiter, überträgt die Kontrolle sofort wieder dem Empfänger und legt als Status für den Schritt Bereit für Workflow-Agenten fest. Der Workflow-Agent ist eine Workflow-Funktion, welche die Workflow-Aufgaben im Hintergrund verarbeitet und den Workflow an den nächsten Schritt weiterleitet.
Der Workflow-Agent ist standardmäßig so konfiguriert, dass er Aufgaben, die im Hintergrund ablaufen, alle zehn Minuten erfasst und ausführt. Der Systemverwalter kann allerdings eine andere Festlegung treffen.
Wenn der Workflow-Agent während der Verarbeitung einen Fehler entdeckt, sendet er den Schritt an die Seite Zuweisungen für den Benutzer, der diesem Schritt zugewiesen ist. Content Server versucht darüber hinaus, eine E-Mail-Nachricht zu senden, in der die Workflow-Manager und der Schrittempfänger über den Fehler informiert und aufgefordert werden, das Problem zu beheben. Damit der Workflow-Agent Fehlermeldungen versenden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Wenn Schritte verarbeitet werden, wird die Workflow-Instanz gesperrt. Bei parallelen Pfaden oder Teil-Workflows kann dies zu Konflikten führen. Wenn der Workflow-Agent oder der verteilte Agent einen Sperrkonflikt feststellt, führt der Prozess bei der nächsten Ausführung einen erneuten Versuch durch. Der Schritt wird nicht an die Seite Zuweisungen gesendet, es wird auch keine E-Mail-Nachricht gesendet.
Wenn der Workflow-Agent einen Schritt verarbeitet, gibt er vor, der Benutzer zu sein, dem der Schritt zugewiesen wurde. Der Protokollpfad für alle von diesem Schritt betroffenen Objekte zeigt den Namen des Benutzers an, obwohl der Benutzer die Content Server-Vorgänge nicht initiiert. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass der Empfänger des Schrittes die erforderlichen Berechtigungen besitzt, um alle im Schritt definierten Anforderungen auszuführen. Andernfalls kommt es zur Ausgabe von Fehlermeldungen. Wenn Sie z. B. einen Objekt-Routine-Schritt erstellen, der ein Dokument von einem Ordner in einen anderen Ordner verschiebt, für den der Benutzer nicht die Berechtigung zum Aktualisieren besitzt, schlägt die Anforderung zum Verschieben des Dokuments fehl.
Der Systemverwalter muss den Workflow-Diagramm-Benutzern die Berechtigung „Agent-Bearbeiter“ zuweisen, damit ihnen Schritte zugewiesen werden, die im Hintergrund verarbeitet werden sollen. Wenn ein Benutzerkonto, das einem Schritt zugewiesen ist, der im Hintergrund verarbeitet werden soll, die Berechtigung „Agent-Bearbeiter“ nicht besitzt, wird der Schritt nicht automatisch ausgeführt. Der Benutzer muss den Schritt manuell weiterleiten. Erst dann wird der Schritt verarbeitet.
Weitere Informationen zum Konfigurieren des Zugriffs auf den Objekt-Routine-Schritt und den Workflow-Agenten erhalten Sie von Ihrem Systemverwalter oder unter „Zugriff auf den Workflow-Agenten und Objekt-Routine-Schritt verwalten“ in der Content Server-Admin-Online-Hilfe.