Die Arbeitsmappe eines Workflows enthält die Anweisungen, Aufgaben, Dateien und anderen Informationen, die im Workflow verwendet werden. Die Arbeitsmappe setzt sich aus den folgenden Elementen zusammen:

Beim Initiieren eines Workflows bzw. beim Ausführen von Aufgaben in einem Ihnen zugewiesenen Schritt zeigen Sie die Informationen in der Arbeitsmappe an, nehmen daran Änderungen vor, bzw. fügen Sie Informationen hinzu. Abhängig von der Definition des Workflows und den Berechtigungen, die Ihnen zugewiesen wurden, sind Sie u. U. nicht in der Lage, alle in der Arbeitsmappe vorhandenen Objekte anzuzeigen, hinzuzufügen bzw. zu ändern.

	Hinweis: Um diese Elemente in einem Workflow zu nutzen, muss jedes Element in der Arbeitsmappe aktiviert sein.

Mit Anlagen arbeiten

Workflow-Anlagen sind Content Server-Objekte bzw. Dateien, die Informationen zum Workflow enthalten. Es ist möglich, dass Sie im Rahmen der Erledigung von Schrittaufgaben aufgefordert werden, Workflow-Anlagen zu prüfen, zu bearbeiten oder hinzuzufügen. Anlagen können z. B. Dokumente sein, die Aufgabenanweisungen oder Tabellen enthalten, die Sie ausfüllen müssen. Der Zugriff auf die Anlagen erfolgt über die Seite Anlagen des jeweiligen Schrittes.

Der Anlagen-Ordner ist ein gesonderter Content Server-Ordner, in dem die Anlagen zu einer Workflow-Instanz gespeichert werden. Sie können im Anlagenordner auf die gleiche Weise Content Server-Objekte hinzufügen bzw. kopieren und Ordnerhierarchien erstellen, wie Sie dies auch in allen normalen Ordnern bzw. Containerobjekten tun. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Content Server-Objekten finden Sie unter Kurzanleitung.

Anlagen übergeben

Wenn Sie einen Workflow-Schritt delegieren bzw. zur Prüfung an einen Teil-Workflow senden, legen Sie fest, ob die Anlagen des Workflows an den Teil-Workflow übergeben werden sollen. Wird eine Anlage übergeben, bedeutet dies, dass die Anlage sowohl im Teil-Workflow als auch im Haupt-Workflow verfügbar ist. Wenn dem Teil-Workflow beim Ausführen der Workflow-Schritte Anlagen hinzugefügt werden, sind diese auch im Haupt-Workflow verfügbar. Weitere Informationen zum Delegieren von Schritten oder Senden von Schritten zur Prüfung finden Sie unter Schritt delegieren und unter Schritt zur Prüfung absenden.

Mit Attributen arbeiten

Workflow-Attribute speichern und protokollieren Informationen während des Arbeitsprozesses. Es ist möglich, dass Sie im Rahmen der Erledigung von Schrittaufgaben aufgefordert werden, Workflow-Attribute zu prüfen, zu bearbeiten oder hinzuzufügen. Der Zugriff auf die Attribute und deren Werte erfolgt über die Seite Attribute des Schritts. Wenn keine Attribute für die Arbeitsmappe definiert sind oder Sie keine Berechtigung zum Anzeigen der Attribute besitzen, ist die Seite Attribute des Schrittes für Sie nicht verfügbar.

	Hinweis: Erforderliche Attribute werden durch das Symbol Erforderlich gekennzeichnet.

Mit Kommentaren arbeiten

Workflow-Kommentare bieten Workflow-Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Gedanken zu Schrittaufgaben und zum Workflow als Ganzes festzuhalten. Es ist möglich, dass Sie im Rahmen der Erledigung eines Schrittes aufgefordert werden, Kommentare hinzuzufügen. Wenn der Ersteller des Workflow-Diagramms Teilnehmern die entsprechende Berechtigung einräumt, können sich die Teilnehmer alle Kommentare ansehen, die in vorherigen Schritten von anderen Teilnehmern hinzugefügt wurden.

Falls diese Kommentare angezeigt werden, erscheinen sie im Feld Vorherige Kommentare in umgekehrter Reihenfolge ihrer Eingabe, d. h., die Kommentare, die zuletzt hinzugefügt wurden, werden in der Liste an erster Stelle angezeigt. Zu jedem einzelnen Kommentar werden in den Feldern Schritt, Bearbeiter, Datum und Kommentare der Content Server-Benutzer, das Datum sowie Informationen zu demjenigen Schritt angezeigt, bei dem der Kommentar eingegeben wurde.

	Hinweis: Die von Ihnen bereitgestellten Kommentare können einfache HTML-Formatierungscodes enthalten. Wenn Sie Sonderzeichen verwenden, müssen Sie u. U. mit HTML-Zeichencodes arbeiten, damit die Sonderzeichen nicht als HTML interpretiert werden. Wenn Sie z. B. das Kleiner-als- bzw. Größer-als-Symbol (< bzw. >) verwenden möchten, müssen Sie dafür den HTML-Zeichencode (&lt; bzw. &gt;) eingeben.

Mit Rollen arbeiten

Beim Initiieren eines Workflows können Sie Workflow-Teilnehmern die Ausführung der Vorgänge zuweisen, die für die einzelnen Rollen bei der Workflow-Verarbeitung definiert wurden. So kann z. B. ein Workflow für die Prüfung eines Dokuments die Rollen „Supervisor“ und „Redakteur“ enthalten.

	Hinweis: Rollen sind nur verfügbar, wenn der Ersteller des Workflows im Workflow-Diagramm Rollen definiert hat.

Mit Formularen arbeiten

Formulare geben Ihnen die Möglichkeit, Daten in Feldern in einem Formular festzulegen, das einem Schritt angehängt ist. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Formularen in Workflows finden Sie unter Formulare in Workflow-Diagrammen verwenden.

Forms sind nur verfügbar, wenn sie im Workflow-Diagramm aktiviert wurden.