Eine Herkunft ist eine Funktion, ähnlich wie eine Klassifikation, mit der verschiedene Komitees, Unterkomitees oder Projektgremien und die mit den Projektgremien verknüpften Dokumente verfolgt werden können. Mit Herkünften können Sie eine Struktur von Gruppen einrichten, die nicht mit organisatorischen Gruppen verknüpft sein müssen. Die Funktion Herkunft ist nützlich, weil mit ihr Inhalte und deren Verfasser verfolgt werden können. Herkunftsobjekte enthalten zusätzliche Metadaten, aus denen Informationen zum Formen und Auflösen bestimmter Teile der Struktur hervorgehen. Außerdem kann Ihr Systemverwalter das Hinzufügen und Entfernen von Herkünften als protokollierbares Ereignis hinzufügen. Wenn Sie die Berechtigung zur Abfrage des Protokolls haben, können Sie Ereignisse zurückverfolgen, die durch Hinzufügen, Entfernen oder Neuklassifizieren von Herkunftsobjekten zustande kommen. Die Ereignisse Herkunft hinzufügen oder Herkunft entfernen werden auch auf der Registerkarte Protokoll eines Objekts angezeigt.
Herkünfte werden als Teil des Klassifikationsarbeitsbereichs von Records-Management erstellt. Allen verwalteten Objekten in Records-Management kann eine Herkunft zugewiesen werden. Für eine einmal hinzugefügte Herkunft können die folgenden Aktionen ausgeführt werden:
Herkunft aktualisieren: Sie können Änderungen am Herkunftsobjekt in einer Ereignisdatei protokollieren. Wenn eine Herkunft einem verwalteten Objekt zugewiesen wird, wird das Feld Letztes Hinzufügungsdatum in der Herkunftstabelle der Datenbank aktualisiert. An diesem Datum können die Benutzer ablesen, wann die Herkunft zuletzt verwendet wurde. Dieses Datum wird auf der Registerkarte Spezifisch eines Objekts angezeigt, und in den Herkünften kann nach diesem Datum gesucht werden.
Ereignis anzeigen: Sie können sich die folgenden Informationen zu Herkunftsobjekten anzeigen lassen: Name, Typ, alternativer Name (sofern festgelegt), Start- und Enddatum der Herkunft, Deaktivierungsmerker, Name des Benutzers, der die Herkunft zuletzt geändert hat, und Änderungsdatum.
Herkunft als Struktur anzeigen: Sie können sich zur Veranschaulichung der Beziehungen zu anderen Herkunftsobjekten die Herkunft in einer Baumstruktur anzeigen lassen.
Zugehörige Herkunftsobjekte anzeigen: Durch Klicken auf ein Symbol neben dem Herkunftsobjekt können Sie nach allen Objekten suchen, die eine Beziehung zu dieser Herkunft haben oder ihr zugewiesen sind.
Verwalteten Objekten eine Herkunft zuweisen: Sie können einem verwalteten Objekt, das bereits vorhanden ist, eine Herkunft zuweisen.
Herkunftsobjekt erstellen: Sie können einem Objekt, das Sie gerade erstellen, eine Herkunft zuweisen. Die gewünschte Herkunft wählen Sie dabei auf der Seite Objekt hinzufügen in der Dropdown-Liste Klassifikationen aus.
Auf der Seite Eigenschaften können Sie auf der Registerkarte Spalten die Spalten konfigurieren, in denen Metadaten für eine Herkunft angezeigt werden. Beim Navigieren in der Durchsuchen-Ansicht werden die Metadaten neben einer Herkunft angezeigt. Die für eine Herkunft angezeigten Metadaten können auf zwei verschiedene Arten konfiguriert werden. Sie können global konfiguriert werden, d. h., die Metadaten werden für alle Herkünfte im System angezeigt, oder aber lokal, d. h., die zusätzlichen Metadaten werden nur für die angegebene Herkunft angezeigt. Standardmäßig werden die Metadatenspalten Typ und Name global konfiguriert, die anderen Spalten je nachdem, wie sie vom Benutzer eingerichtet wurden. Die Metadatenspalten, die lokal hinzugefügt werden können, hängen von den von einem Benutzer erstellten Spalten ab. Die von Ihnen hinzugefügten Spalten werden für alle Unterobjekte eines Containers angezeigt. Sie müssen im Facetsdatenbereich von Content Server konfiguriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter
Für Herkünfte steht die Facet-Suche zur Verfügung. Herkunftsfacets werden in der Seitenleiste der Suchansicht auf dieselbe Weise wie andere Objekte in der Content Server-Anzeige angezeigt. Bei Auswahl eines Herkunftsfacets werden auch vorhandene untergeordnete Facets für die Herkunft angezeigt. Herkunfts-Facets können mithilfe der standardmäßigen Suchfunktion in der Facet-Suche gefiltert werden. Weitere Informationen finden Sie unter