Mithilfe von Workflow-Diagramm-Rollen können Sie Schritten Benutzer und Gruppen zuweisen. Nachdem Sie eine Rolle hinzugefügt haben, kann diese Rolle einem oder mehreren Schritt(en) in einem Workflow-Diagramm zugewiesen werden. Wenn Sie dann der Rolle einen Benutzer oder eine Gruppe zuweisen, werden die der Rolle zugewiesenen Schritte an den betreffenden Benutzer bzw. die entsprechende Gruppe gesendet. Wenn Sie z. B. ein Workflow-Diagramm für eine Veröffentlichungsgruppe erstellen, können Sie eine Rolle mit dem Namen „Prüfer“ definieren. Wenn Sie dieser Rolle einen Benutzer zuweisen, ist dieser Benutzer zuständig für die Erledigung aller Schritte, die der Rolle Prüfer zugewiesen sind.

Rollen können nur hinzugefügt und verwaltet werden, wenn Sie in den allgemeinen Einstellungen für das Workflow-Diagramm die diagrammbasierte Rollenimplementierung aktiviert haben. Weitere Informationen zu den allgemeinen Eigenschaften von Workflow-Diagrammen finden Sie unter Allgemeine Eigenschaften definieren.