Nehmen Sie an, dass John Smith ein Manager ist, und eine seiner gängigsten Aufgaben darin besteht, Verkaufsreisenberichte zu überprüfen und zu kommentieren. Wenn Außendienstmitarbeiter von einer Verkaufsreise zurückkehren, müssen sie ihre Ausgaben angeben und einen Bericht über einen E-Mail-aktivierten Workflow senden, der die Reise zusammenfasst und Reiseprüfungs-Workflow heißt. John ist dem Schritt Reisedokumente überprüfen zugewiesen, in dem er die Ausgaben- und Reiseberichte prüfen muss, und den Schritt daraufhin annehmen oder ablehnen muss.

Bob, ein Außendienstmitarbeiter, ist gerade von einer Reise in die Region Mittlerer Atlantik zurückgekehrt. Nachdem Bob seine Ausgaben- und Reiseberichte verfasst hat, initiiert er den Reiseprüfungs-Workflow, bezeichnet ihn als „Bobs Reiseberichte Mittlerer Atlantik“ und hängt seine Berichte an. Wenn die Workflow-Verarbeitung den Schritt „Reisedokumente überprüfen“ erreicht, sendet Content Server die folgende E-Mail-Nachricht an John: Siehe Abbildung 1-3.

Wenn John die Nachricht öffnet, kann er die Anweisungen und daraufhin die Berichte, die in der Nachricht als Anlagen enthalten sind, überprüfen. Wenn er mehr Details zu den Schritten oder dem Workflow in Content Server anzeigen möchte, kann John auf die Verknüpfung Seite Workflow-Schritt klicken. Wenn er bereit ist, die Berichte zu genehmigen oder abzulehnen, kann er die Bearbeitung des Schritts durch Klicken auf eine Dispositionsschaltfläche beenden. John entscheidet, den Bericht abzulehnen und eine Version der Reisezusammenfassung anzuhängen, sodass Bob seine Kommentare sehen und die Berichte erneut senden kann; aus diesem Grund klickt er auf Zurückweisen. Vom E-Mail-Programm wird eine Antwortnachricht erstellt, in die John seine Kommentare einfügt. Anschließend wird eine aktualisierte Version der Reisezusammenfassung angehängt. Siehe Abbildung 1-4.

	Hinweise: Der Nachrichtenempfänger ist ein automatisch erzeugter virtueller Benutzer, der die aktuelle Instanz des Workflow-Schritts darstellt. Ändern oder senden Sie keine anderen Nachrichten an diese Adresse des Nachrichtenempfängers. Nachdem Sie die automatisch generierte E-Mail-Nachricht durch Klicken auf Weitersenden oder eine Dispositionsschaltfläche gesendet haben, wird wieder die Aktion angefordert-E-Mail mit der Schaltfläche angezeigt, auf die Sie geklickt haben. Klicken Sie in der Aktion angefordert-E-Mail nur dann erneut auf eine Schaltfläche, wenn Sie sicher sind, dass bei der Verarbeitung Ihrer letzten Antwort ein Problem aufgetreten ist.

Wenn Content Server die Nachricht von John erhält, kopiert es seine Version des Reiseberichts in den Ordner „Anlagen“ des Workflows und fügt seine Nachricht von Bob zum Bereich „Kommentare“ des Schritts hinzu. Nach der Bearbeitung der Antwortnachricht von John wird eine Bestätigungsnachricht an John zurückgegeben, sodass dieser weiß, dass der Schritt erfolgreich verarbeitet wurde. Ein Beispiel dazu finden Sie unter Abbildung 1-5.