Den Dispositionsprüfungsprozess verwenden

Der Dispositionsprüfungsprozess wird als formale Methode zum Genehmigen oder Ablehnen von Ergebnissen einer Dispositionssuche verwendet. Sie können die Prüfoptionen für die Dispositionssuche so konfigurieren, dass die Ergebnisse der Dispositionssuche zur Prüfung an bestimmte Benutzer oder Gruppen gesendet werden, bevor an den Objekten in den Suchergebnissen irgendwelche Verarbeitungsaktionen durchgeführt werden.

Dispositionsprüfungen konfigurieren

Auf der Registerkarte Prüfprozess auf der Eigenschaftenseite einer Dispositionssuche können Sie die folgenden Optionen für eine Dispositionsprüfung konfigurieren: Unter Prüfprozesstyp können Sie entweder Standardprüfung oder Erweiterte Prüfung auswählen.

Erweiterte Prüfung

Bei der erweiterten Prüfung können Sie einen Workflow auswählen, der im Prüfprozess verwendet wird. Wenn die Dispositionssuche so konfiguriert wurde, dass ein Workflow im Prüfprozess verwendet wird, und der Workflow aktiviert ist, passiert Folgendes: Sobald die Dispositionssuche abgeschlossen ist, wird der angegebene Workflow automatisch gestartet. Ihm wird der Name <Name der Dispositionssuche> + <Schnappschussname> zugwiesen, und die Personen, denen der Schritt der RM-Dispositionsprüfung zugeordnet ist (Empfänger), erhalten eine Workflow-Zuweisung. Wenn für den Schritt der RM-Dispositionsprüfung E-Mail aktiviert wurde, erhält der Empfänger außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung. Die E-Mail-Benachrichtigung enthält eine Verknüpfung, über die der Empfänger die Dispositionsprüfung durchführen kann, ohne zur Seite Workflow-Zuweisungen navigieren zu müssen.

Wenn Sie als Prüfprozesstyp Erweiterte Prüfung ausgewählt haben, werden lediglich die folgenden Optionen angezeigt: Prüfprozess-Workflow und Prüfprozess-Workflow aktiviert, über die Sie einen Workflow aktivieren und auswählen können, sowie Prüfentscheidung und Abgelehnte Prüfentscheidung beibehalten.

Standardprüfung

Die Standardprüfung ist standardmäßig ausgewählt und umfasst die folgenden Optionen:

Erste Prüfergruppe: ermöglicht Ihnen, die Benutzer oder Benutzergruppen festzulegen, die die Ergebnisse der Dispositionssuche nach deren Abschluss prüfen sollen. Die angegebenen Benutzer oder Gruppen erhalten bei Abschluss der Dispositionssuche auf ihrer jeweiligen Seite Meine Zuweisungen eine Dispositionsprüfung zugewiesen. Die auf der Seite Dispositionseinstellungen im Abschnitt Dispositionsprüfer angegebenen Benutzer oder Gruppen sind standardmäßig ausgewählt.

Zweite Prüfergruppe: ermöglicht Ihnen, die Benutzer oder Benutzergruppen festzulegen, die die Ergebnisse der Dispositionssuche prüfen sollen, nachdem die erste Prüfergruppe ihre Prüfung abgeschlossen hat. Die angegebenen Benutzer oder Gruppen erhalten auf ihrer jeweiligen Seite Meine Zuweisungen nach Abschluss der ersten Prüfung die Zuweisung einer Dispositionsprüfung. Der Standardwert ist Keine. Zum Festlegen einer zweiten Prüfergruppe müssen Sie zunächst eine erste Prüfergruppe festlegen.

Hinweis

Hinweis:
Benutzer in der ersten oder zweiten Prüfergruppe werden per E-Mail über neue Zuweisungen benachrichtigt, vorausgesetzt, dass ihre jeweiligen Benutzerprofile gültige E-Mail-Adressen enthalten. Wenn es sich beim Dispositionsprüfer um eine Gruppe handelt, erhalten alle Mitglieder der Gruppe eine E-Mail-Benachrichtigung oder eine Zuweisung auf ihrer jeweiligen Seite Meine Zuweisungen.

Zugewiesene Prüfer müssen für die Dispositionssuche, die sie prüfen sollen, mindestens die Berechtigung Inhalt anzeigen besitzen.

Anzahl der Tage: repräsentiert die Anzahl von Tagen nach Abschluss der Dispositionssuche oder nach Abschluss der ersten Prüfung vor dem Berechnen des Fälligkeitsdatums für die Zuweisung. Das Fälligkeitsdatum für die Zuweisung der Dispositionsprüfung wird auf der Seite Meine Zuweisungen des Prüfers angezeigt.


	Hinweis: Wenn eine Dispositionsprüfung überfällig ist, wird eine E-Mail-Benachrichtigung versendet. Der Versand der Benachrichtigungen wird anhand des Felds Anzahl der Tage auf der Registerkarte Prüfung der Dispositionssuche berechnet. Wenn diese Anzahl Tage erreicht ist, werden Benachrichtigungen zu überfälligen Prüfungen versendet.

Priorität: repräsentiert die Priorität der Dispositionsprüfung. Mögliche Einstellungen sind NIEDRIG, MITTEL oder HOCH. Die Priorität für die Zuweisung der Dispositionsprüfung wird auf der Seite Meine Zuweisungen des Prüfers angezeigt.

Prüferbenachrichtigungen senden: ermöglicht Ihnen festzulegen, ob beim Abschluss der Dispositionssuche automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an den zugewiesenen Prüfer gesendet werden sollen.

Hinweis

Hinweis:
Bei Auswahl von Nein werden keine automatischen E-Mail-Benachrichtigungen an zugewiesene Prüfer geschickt. Sie können die Benachrichtigungen auch manuell versenden. Klicken Sie dazu auf der Seite Ergebnisse nach Dispositionsprüfer anzeigen auf die jeweilige Verknüpfung für den entsprechenden Prüfer. Jedes Mal, wenn dem Dispositionsprüfer eine Benachrichtigung gesendet wird, wird das Benachrichtigungsdatum mit dem aktuellen Datum aktualisiert.

Um E-Mail-Benachrichtigungen versenden zu können, muss diese Funktion von Ihrem Administrator aktiviert werden.

Prüferbenachrichtigungen senden: ermöglicht Ihnen festzulegen, ob E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden sollen, wenn eine Dispositionsprüfung von Objekten überfällig ist.

Prüfentscheidung: repräsentiert die standardmäßige Prüfentscheidung. Dieser Standardwert wird Objekten bei Abschluss der Dispositionssuche automatisch zugewiesen. Der Standardwert für die Zuweisung der Dispositionsprüfung wird auf der Seite Meine Zuweisungen des Prüfers angezeigt, kann von diesem jedoch geändert werden.


	Wichtig: Ist die Einstellung Automatischer Prozess - Suchergebnisse auf der Registerkarte Spezifisch der Dispositionssuche aktiviert, wird der Wert der Spalte Prüfentscheidung für alle Objekte in der Suche automatisch auf Genehmigt gesetzt, und die Zuweisungen werden auf den Seiten Meine Zuweisungen der Prüfer nicht erstellt. Des weiteren wird der Prüfstatus unabhängig von den auf der Registerkarte Prüfprozess festgelegten Einstellungen auf Prüfung abgeschlossen aktualisiert. Weitere Informationen über die Einstellung Automatischer Prozess - Suchergebnisse finden Sie unter Dispositions- und Zuweisungssuchen verwalten.

Abgelehnte Prüfentscheidung beibehalten: ermöglicht Ihnen das Erkennen von Objekten, die in einer vorherigen Prüfung einer Schnappschussdisposition abgelehnt wurden.

Prüfer ändern

Die in einer Dispositionsprüfung zurückgegebenen Objekte werden automatisch den vom Records-Manager festgelegten Standardbenutzern oder Gruppen zugewiesen. Auf der Eigenschaftenseite der Dispositionssuche kann der Prüfer für einzelne Dispositionssuchen auf der Registerkarte Prüfprozess geändert werden. Die folgenden Optionen für Dispositionsprüfer sind verfügbar:

Keine - kein Dispositionsprüfer festgelegt.
Besitzer - Besitzer des Objekts
Besitzergruppe - Besitzergruppe des Objekts
Benutzer oder Gruppe - ein von Ihnen festgelegter Benutzer oder eine von Ihnen festgelegte Gruppe
Records-Manager - die angegebene Gruppe der Record-Manager, wie auf der Seite Records-Management-Verwaltung - Systemeinstellungen festgelegt.
Kategorieattribut - das Benutzer- oder Gruppenattribut, das dem Objekt oder der primären RM-Klassifikation des Objekts zugewiesen ist.

Sie können den Dispositionsprüfer auf der Seite Ergebnisse nach Dispositionsprüfer anzeigen manuell neu zuweisen. Bei einer Neuzuweisung des Dispositionsprüfers wird eine E-Mail-Benachrichtigung versendet, und der Seite Meine Zuweisungen des Dispositionsprüfers wird eine neue Zuweisung hinzugefügt. Zuvor zugewiesene Prüferzuweisungen werden von der Seite Meine Zuweisungen entfernt.

Meine Zuweisungen und Dispositionssuchergebnisse prüfen

Die Zuweisung der Dispositionsprüfung auf Ihrer Seite Meine Zuweisungen enthält die folgenden Informationen über die Prüfung:den Namen der Dispositionssuche, das Datum, bis zu dem die Prüfung abgeschlossen sein muss, die dem Schnappschuss zugewiesene Priorität (NIEDRIG, MITTEL oder HOCH), den Status des Schnappschusses (unerledigt oder genehmigt) und die festgelegte Besitzergruppe der Dispositionssuche. Sie können den Dispositionsschnappschuss anzeigen, indem Sie in der Spalte Name oder Ablageort auf die entsprechende Verknüpfung klicken. Alternativ können Sie auch auf die in der E-Mail-Benachrichtigung vorhandene Verknüpfung zu den Suchergebnissen des Dispositionsschnappschusses klicken. Beim Löschen des Schnappschusses der Dispositionssuche wird die Zuweisung automatisch von Ihrer Seite Meine Zuweisungen entfernt.

Hinweis

Hinweis:
Für Erstprüfer wird das Fälligkeitsdatum für die Zuweisung der Dispositionsprüfung auf ihrer Seite Meine Zuweisungen auf Grundlage des Abschlussdatums für den Schnappschuss der Dispositionssuche zuzüglich des auf der Eigenschaftenseite der Dispositionssuche im Abschnitt Optionen der Dispositionsprüfung auf der Registerkarte Prüfer festgelegten Werts für Anzahl der Tage berechnet. Ist der Wert auf null gesetzt oder wurden keine Prüfer festgelegt, entspricht das Fälligkeitsdatum dem Abschlussdatum für den Schnappschuss der Dispositionssuche.

Für Zweitprüfer wird das Fälligkeitsdatum für die Zuweisung der Dispositionsprüfung auf ihrer Seite Meine Zuweisungen auf Grundlage des Abschlussdatums der ersten Prüfung zuzüglich des auf der Eigenschaftenseite der Dispositionssuche im Abschnitt Optionen der Dispositionsprüfung auf der Registerkarte Prüfer festgelegten Werts für Anzahl der Tage berechnet.

Eine Prüfung abschließen

Über das Schnappschuss-Menü Funktionen können Sie die Ergebnisse der Dispositionssuche nach Dispositionsprüfer filtern. Die nach Dispositionsprüfer gefilterten Suchergebnisse beinhalten die Anzahl der dem jeweiligen Prüfer zugewiesenen Prüfer, den Prüfstatus (ob Prüfungen abgeschlossen oder unerledigt sind) sowie eine Verknüpfung, die Ihnen ermöglicht, die spezifischen, den einzelnen Prüfern zugewiesenen Objekte anzuzeigen. Wenn Sie die Ergebnisse nach Dispositionsprüfer anzeigen, werden beide Prüfergruppen angezeigt.

Wenn Sie als Dispositionsprüfer für Objekte in einer Dispositionssuche vorgesehen sind, erhalten Sie eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung oder eine Zuweisung auf Ihrer Seite Meine Zuweisungen. Vom Schnappschuss aus können Sie die Prüfentscheidung ändern oder die Prüfung abschließen.

Vor dem Abschluss der Prüfung können Sie die Prüfentscheidung ändern. Klicken Sie dazu in der Spalte Prüfentscheidung auf die entsprechende Schaltfläche. Wenn Sie auf die Verknüpfung in der Spalte Prüfentscheidung klicken, wird das Fenster Prüfentscheidung ändern geöffnet. Dort können Sie zusätzliche Kommentare hinzufügen oder die Entscheidung auf Unerledigt, Genehmigen oder Ablehnen ändern. Kommentare anderer Nutzer werden im Protokoll erfasst. Sie können sie anzeigen, indem Sie neben der Prüfentscheidung auf das Symbol Kommentar klicken.

Nach Erfassung sämtlicher Prüfentscheidungen und Kommentare sollten Sie die Kommentare und Prüfungen überprüfen und anschließend auf die Schaltfläche Prüfung abschließen klicken. Daraufhin wird die Prüfung an die zweite Prüfergruppe gesendet oder abgeschlossen (sofern Sie der erste Prüfer sind). Die Schaltfläche Prüfung beenden wird auf der Schnappschuss-Hauptseite angezeigt, wenn der Wert Erste Prüfergruppe auf Keine gesetzt ist. Besitzt Erste Prüfergruppe einen der anderen optionalen Werte, wird die Schaltfläche Prüfung beenden nicht auf der Hauptseite Schnappschuss angezeigt. Stattdessen befindet sie sich nun auf der Seite Dispositionsprüfer - Schnappschuss. Sie können über die E-Mail-Benachrichtigung oder über die Seite Meine Zuweisungen darauf zugreifen.


	Hinweis: Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig denselben Dispositionsschnappschuss prüfen und einer der Prüfer die Aktion Prüfung abschließen durchführt, werden alle Benutzer benachrichtigt, dass die Aktion Prüfung abschließen von einem anderen Benutzer durchgeführt wurde.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Prüfung abschließen klicken und Prüfentscheidungen mit dem Status Unerledigt oder Abgelehnt vorhanden sind, wird eine Warnmeldung angezeigt. Es ist möglich, eine Prüfung mit unerledigten Prüfungen abzuschließen. Nach dem Abschließen sind jedoch keine weiteren Änderungen mehr möglich.

Nach Abschluss der Prüfung wird die Zuweisung der Dispositionsprüfung nicht mehr auf der Seite Meine Zuweisungen angezeigt, und der Prüfstatus wird entsprechend der Seite Dispositionsschnappschuss aktualisiert.


	Hinweis: Nach dem Abschluss einer Prüfung müssen Sie noch die Dispositionsaktionen an den Objekten durchführen (Elektronisches Format löschen, Vernichten, Status ändern oder Als offiziell markieren). Objekte, deren Prüfentscheidung auf Unerledigt oder Abgelehnt gesetzt ist, können nicht verarbeitet werden. Weitere Informationen zum Durchführen von Aktionen an Objekten in einer Dispositionssuche sowie zu den Standardprozessen finden Sie unter Dispositions- und Zuweisungssuchen verwalten und Standardvorgänge für klassifizierte Objekte und RM-Klassifikationen.