Eine Dispositionssuche gibt eine Liste mit Content Server-Objekten zurück, die erstellt wird, indem zunächst nach RSI-Tabellen und anschließend nach Content Server-Objekten gesucht wird, die die von den RSI-Tabellen vorgegebenen Kriterien erfüllen. Informationen zu den Suchkriterien, die Sie im Bereich Standardprozess für RSI-Tabellen und Dispositionssuchen angeben können, finden Sie unter RSI-Tabelle - Auszuführende Aktionen.

Sie können eine manuelle Dispositionssuche erstellen bzw. eine Dispositionssuche, für die eine tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholung innerhalb eines Fließdatumsbereichs geplant ist. Beim Erstellen von Dispositionssuchen können Sie einen Namen, eine Beschreibung, einen RSI-Wert, einen Standardprozess und einen Objekttyp angeben.

Eine Zuweisungssuche gibt eine Liste mit Content Server-Objekten zurück, denen ein festgelegter Zuweisungscode zugewiesen wurde. Beim Erstellen von Zuweisungssuchen können Sie einen Namen und eine Beschreibung angeben.

Sie können Dispositions- und Zuweisungssuchen verwalten, indem Sie sie entweder in einem Dispositionscontainer oder in einer Dispositionsgruppe speichern. Diese Lagerorte müssen vor dem Erstellen der Dispositions- oder Zuweisungssuche erstellt werden. Eine Dispositionsgruppe ist vergleichbar mit einem Content Server-Ordner und ermöglicht es Ihnen, ähnliche Dispositions- und Zuweisungssuchen in Gruppen zusammenzufassen.

Schnappschüsse anzeigen

Nach Abschluss einer Dispositionssuche erhält der Benutzer, der die Suche manuell ausgeführt hat, bzw. der Besitzer der geplanten Suche eine E-Mail, in der er über den Abschluss der Suche informiert wird. Sie enthält die Anzahl der ausgegebenen Objekte und eine Verknüpfung zum Schnappschuss. Ein Schnappschuss ist eine Übersicht über die Ergebnisse einer Dispositionssuche. Auf der Schnappschussseite werden alle Objekte innerhalb der Dispositionssuche aufgeführt. Wenn Sie die Ergebnisse im Schnappschuss eingrenzen möchten, können Sie die Liste filtern. Legen Sie hierzu die folgenden Suchfilter fest: Name, RSI, Dateinummer, Kalkuliertes Datum oder Prüfentscheidung. Wenn Sie auf der Seite Schnappschuss auf die Schaltfläche Suchergebnisse filtern klicken, wird das Fenster Suchergebnisse filtern angezeigt.

Auf der Seite Schnappschuss wird die Anzahl der ausgeführten Objekte sowie die Anzahl der Objekte mit den Prüfentscheidungen Unerledigt, Genehmigt oder Abgelehnt angezeigt. Über die Seite Schnappschuss können Sie auch die folgenden Schritte ausführen: Zuweisungen anwenden, die Dispositionsaktion oder den Statuswert der Aktion ändern, die Prüfentscheidungen ändern und Prüfungen abschließen. Sie können außerdem Ergebnisse nach Dispositionsprüfer anzeigen und das Löschprotokoll anzeigen. Klicken Sie dazu auf der Schnappschussseite auf die entsprechenden Links. Weitere Informationen zu Prüfungen erhalten Sie unter Den Dispositionsprüfungsprozess verwenden.

Es können auch weitere Schaltflächen verfügbar sein, so genannte Dispositions-Aktionsschaltflächen. Dazu müssen sie jeweils auf der Seite mit den Dispositionseinstellungen aktiviert sein. So ermöglicht Ihnen die Schaltfläche Verschieben beispielsweise, Objekte in einem Schnappschuss an einen anderen Lagerort zu verschieben. Im Gegensatz zu anderen Content Server-Objekten, bei denen Sie ein Objekt aus einer Dispositionsschnappschuss-Seite heraus verschieben, wird das Objekt hier nicht aus dem Schnappschuss entfernt. Für jede Dispositionsaktions-Schaltfläche ist eine zusätzliche Einstellung verfügbar: Automatisch ablehnen. Ist diese Einstellung aktiviert, wird verschobenen Objekten automatisch die Prüfentscheidung Abgelehnt zugewiesen. Entsprechend wird die automatische Ablehnung des Objektstatus in den Prüfkommentaren ausgewiesen. Wenn es sich bei dem verschobenen Objekt um einen Ordner handelt und die Inhalte des Ordners in den Ergebnissen der Dispositionssuche ausgewiesen werden, werden die Inhalte ebenfalls verschoben und die Prüfentscheidung Abgelehnt kommt zur Anwendung.

	Hinweis: Um einen Dispositionsschnappschuss anzeigen zu können, müssen Benutzer der Dispositionssuche mindestens die Berechtigungen Anzeigen und Inhalt anzeigen zuweisen. Der Records-Manager kann eine E-Mail-Adresse angeben, an die das Ergebnis der Dispositionssuche zur Kontrolle gesendet wird. Die E-Mail-Adressen können im Voraus, vor der Dispositions- oder vor der Zuweisungssuche festgelegt werden. Der Records-Manager kann nur einen Content Server-Benutzer und eine Content Server-Gruppe für den Versand der E-Mail auswählen; andere Empfänger können durch Eingabe von E-Mail-Adressen in die entsprechenden Felder hinzugefügt werden.

Dispositionen verarbeiten

Nach dem Abschluss eines Dispositionssuche können Sie die Ergebnisse über die Schnappschussseite verarbeiten. Das heißt, Sie führen die ausgewählte Aktion an den Ergebnissen in dem Suchergebnis durch. Wenn ein Benutzer Aktionen an sämtlichen Objekten in einem Dispositionsschnappschuss ausführt, wird der Schnappschussstatus auf Aktionen abgeschlossen aktualisiert. Werden hingegen nur an manchen Objekten in einem Dispositionsschnappschuss Aktionen durchgeführt, jedoch weiterhin Objekte verarbeitet werden müssen, wird der Schnappschussstatus auf Aktionen ausgeführt aktualisiert.

Wenn Objekte über den Dispositionsschnappschuss gelöscht wurden, wird ein Löschprotokoll angezeigt. Sie können ein Protokoll der Ergebnisse erstellen und die Datei wieder an einem Ablageort in Content Server speichern. Die Funktion Löschprotokoll anzeigen wird nur im Menü Funktionen eines Schnappschusses angezeigt, wenn Objekte in diesem Schnappschuss gelöscht wurden. Weitere Informationen zu den Standardprozessaktionen für klassifizierte Objekte und RM-Klassifikationen finden Sie unter Standardvorgänge für klassifizierte Objekte und RM-Klassifikationen.

Sie können Suchergebnisse beim Abschluss einer Dispositionssuche für eine automatische Verarbeitung konfigurieren (ausgeführte Objekte). Das heißt, dass der dem Objekt zugewiesene Prozess automatisch ausgeführt wird. Diese Einstellung ist standardmäßig nicht aktiviert. Um dies zu tun, müssen Sie auf der Registerkarte Spezifisch der Dispositionssuche die Einstellung Automatischer Prozess - Suchergebnisse aktivieren.

	Hinweis: Objekte mit der Prüfentscheidung Unerledigt oder Abgelehnt können nicht verarbeitet werden. Weitere Informationen zum Prozess der Prüfentscheidungen finden Sie unter Den Dispositionsprüfungsprozess verwenden.

Metadatenspalten konfigurieren und Metadaten exportieren

Auf der Seite Eigenschaften können Sie auf der Registerkarte Spalten die Spalten, in denen Metadaten für Dispositionscontainer und -gruppen angezeigt werden, und zudem Dispositions- und Zuweisungssuchen konfigurieren. Beim Navigieren in der Durchsuchen-Ansicht werden die Metadaten neben einem Dispositionsobjekt angezeigt. Die Metadatenspalten werden an die untergeordneten Objekte für Container und Gruppen sowie an die Schnappschüsse für Dispositions- und Zuweisungssuchen übergeben. Die Metadatenspalten müssen im Facetsdatenbereich von Content Server konfiguriert werden, um angezeigt zu werden. Zusätzliche Metadatenspalten können je nach den von einem Benutzer erstellten Spalten hinzugefügt werden. Die Spalten Kalkuliertes Datum, Ablageort und Aktion werden nur in der Schnappschussansicht angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit dem Steuerbereich für den Facetsdatenbereich

	Hinweis: Die Spalte Dateinummer kann für Dispositionsobjekte nur angezeigt werden, indem sie auf der Registerkarte Spalten konfiguriert wird, sofern sie nicht global konfiguriert wurde.

Sie können Metadaten des Dispositionsergebnisses aus einem Schnappschuss in eine Text- oder Excel-Datei exportieren. Standardmäßig enthalten die exportierten Informationen des Berichts den Objekttyp, die Knoten-ID, die Dateinummer, das kalkulierte Datum, den vollständigen Pfad und den durchgeführten Prozess. Sie können sowohl die zusätzlichen Optionen „Records-Management“, „Physische Objekte“, „Sicherheitsfreigabe-Stufen und ergänzende Markierungen“ als auch E-Mail-Metadaten in den Exportbericht aufnehmen. Wenn Sie nicht möchten, dass alle standardmäßigen Metadatenfelder in die Ergebnisse des Exports aufgenommen werden, haben Sie auch die Möglichkeit, nur die Metadatenfelder aus dem Schnappschuss aufzunehmen. Verwaltete Objekte, RM-Klassifikationen und RM-Ordner mit mehrsprachigen Metadaten in den Feldern Name und Beschreibung werden bei einem Dispositions-Export auf dieselbe Weise wie andere Metadaten exportiert. Weitere Informationen zum Multilingual Metadata Editor finden Sie unter Mit allgemeinen Objekten arbeiten.