Tabelle 1-3: Dispositionseinstellungen

Einstellung Mit dieser Einstellung können Sie ...
Dispositionsprüfer Den Dispositionsprüfer festlegen, der den Objekten bei deren Rückgabe in einer Dispositionssuche zugewiesen wird. Die folgenden Optionen für Dispositionsprüfer sind verfügbar:
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Keine - es werden keine Objekte zur Prüfung gesendet.

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Besitzer - Objekte werden zur Prüfung an die Besitzer des jeweiligen Objekts gesendet.

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Besitzergruppe - Objekte werden zur Prüfung an die Mitglieder der Besitzergruppe des Objekts gesendet.

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Benutzer oder Gruppe - Objekte werden an den von Ihnen festgelegten Benutzer oder die von Ihnen festgelegte Gruppe gesendet.

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Records-Manager - Objekte werden zur Prüfung an die vorgesehene Gruppe von Records-Managern gesendet. Die Gruppe der Records-Manager wird auf der Registerkarte Funktioneller Zugriff auf der Seite Records-Management-Verwaltung - Systemeinstellungen festgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionellen und privilegierten Zugriff einrichten.

Kategorieattribut - Objekte werden zur Prüfung an das Benutzer- oder Gruppenattribut gesendet, das dem Objekt oder der primären RM-Klassifikation des Objekts zugewiesen ist.

Beispiel: Wenn Sie Besitzer als Dispositionsprüfer auswählen. werden alle in einer Dispositionssuche zurückgegebenen Objekte automatisch dem Besitzer des jeweiligen Objekts zur Prüfung zugewiesen.

 

Hinweis

Hinweis:
Die in diesem Abschnitt konfigurierten Einstellungen für den Dispositionsprüfer können von den Einstellungen, die für einzelne Dispositionssuchen konfiguriert sind, aufgehoben werden.

 
Standardmäßige Dispositionsprüfentscheidung Den in einer Dispositionssuche zurückgegebenen Objekten eine Prüfentscheidung zuweisen. Prüfentscheidungen können auf Genehmigt oder Unerledigt gesetzt werden.
 

Hinweis

Hinweis:
Records-Manager können die Prüfentscheidungen im Protokoll einsehen. Dazu muss der Administrator das Protokollereignis Records-Management – Dispositionsprüfung aktiviert haben.

 
E-Mail-Benachrichtigung, die bei überfälliger Prüfung versandt wird Geben Sie an, ob eine E-Mail-Benachrichtigung an erste und zweite Gruppen von Prüfern gesendet werden soll, um sie zu informieren, wenn eine Dispositionsprüfung überfällig ist.
Zuvor abgelehnte Prüfentscheidung beibehalten Objekte, die in einer vorherigen Schnappschussdispositionsprüfung abgelehnt wurden, identifizieren. Standardmäßig ist diese Einstellung deaktiviert. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren werden alle Prüfentscheidungen mit dem Status Abgelehnt, die aus der vorherigen Dispositionssuche stammen, beibehalten.
Wird das gleiche Objekt aus dem vorherigen Schnappschuss, in dem die Prüfentscheidung auf Abgelehnt oder Zuvor abgelehnt gesetzt wurde, zurückgegeben, wird die Prüfentscheidung des aktuell zurückgegebenen Objekts automatisch auf Zuvor abgelehnt gesetzt.
 

Hinweis

Hinweis:
Diese Einstellung wird nur erzwungen, wenn die Einstellung Mehrere Schnappschüsse zulassen der Dispositionssuche ausgewählt ist.

An Objekten mit einer Prüfentscheidung von Abgelehnt oder Zuvor abgelehnt können keine Aktionen ausgeführt werden.

 
Dispositions-Aktionsschaltflächen Auswählen, welche Schaltflächen auf der Seite Dispositionsergebnisse angezeigt werden, und festlegen, ob Objekte beim Ausführen der entsprechenden Aktion automatisch die Prüfentscheidung Abgelehnt erhalten. Folgende Optionen sind verfügbar: Verschieben, Sperre anwenden und Sammeln.
Gesperrte Objekte in einer Dispositionssuche zurückgeben Festlegen, ob gesperrte Objekte in einer Dispositionssuche zurückgegeben werden.
Diese Einstellung gilt nicht für Aktionen des Typs Elektronische Disposition vernichten oder Elektronische Disposition löschen, weil es sich bei diesen um zerstörende Vorgänge handelt, die durch eine Sperrung blockiert werden.
Gesperrte Objekte verarbeiten Festlegen, ob gesperrte Objekte bei der Disposition verarbeitet werden.
Zulässigkeitsregeln für Kisten auswählen, die bei einer Dispositionssuche zurückgegeben werden sollen Angeben, ob eine Kiste für Dispositionsaktionen berechtigt ist, selbst wenn der gesamte Kisteninhalt nicht für dieselbe Aktion berechtigt ist.
 

Hinweis

Hinweis:
Wenn mehrere RM-Klassifikationen im System aktiviert sind, wird die Option Kisten zurückgeben, die die Dispositionskriterien erfüllen, auch wenn ein Teil des zugewiesenen Inhalts nicht für die Dispositionsaktion zulässig ist automatisch ausgewählt; die anderen Optionen sind nicht verfügbar.

 
Niedrigeres Einstufen von Berechtigungen beim Löschen von elektronischen Formaten Berechtigungen für ein Content Server-Objekt niedriger einstufen, wenn Sie eine Aktion des Typs Elektronische Disposition löschen durchführen. Wenn die Berechtigungen beim Ausführen von Dispositionslöschvorgängen niedriger eingestuft werden, können die Berechtigungen für alle Benutzer auf Inhalt anzeigen reduziert werden, mit Ausnahme der Records-Manager-Gruppe des Objekts, die über uneingeschränkte Berechtigungen für das Objekt verfügt.
Dokumentverarbeitung bei Dispositionsvernichtung Geben Sie an, ob die durch Dispositionsaktionen vernichteten Dokumente in den Papierkorb verschoben werden sollen. Wenn diese Dokumente nicht in den Papierkorb verschoben werden sollen, werden sie gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
Verarbeitung von Objekten mit verschiedenen Fassungen bei der Dispositionsvernichtung oder beim Löschen von elektronischen Formaten Geben Sie an, ob Objekte, die über Fassungen verfügen, durch eine Dispositionsaktion vernichtet oder gelöscht werden sollen.
Verarbeitung von gesperrten Objekten bei der Dispositionsvernichtung oder beim Löschen von elektronischen Formaten Geben Sie an, ob gesperrte Objekte durch eine Dispositionsaktion vernichtet oder gelöscht werden sollen.
Automatische Verarbeitung Wählen, ob auf der Seite Spezifisch das Kontrollkästchen Automatischer Prozess - Suchergebnisse für eine Dispositionssuche angezeigt werden soll. Durch das Verbergen des Kontrollkästchens wird sichergestellt, dass die Ergebnisse von Dispositionssuchvorgängen nie automatisch verarbeitet werden.
Dispositionsaktion auf Unterobjekte anwenden Geben Sie an, ob eine Dispositionsaktion auf einen Container auch auf dessen Unterobjekte angewendet werden soll. Wenn die Option auf „Ja“ gesetzt ist und für einen Container die Dispositonsaktion „Status ändern“, „Als offiziell markieren“ oder „Datensatz abschließen“ ausgeführt wird, wird die Aktion auch auf die Unterobjekte des Containers angewendet.
Mit untergeordneten Objekten exportieren Wählen, ob die Dispositions-Metadaten mit allen untergeordneten Objekten oder nur das ausgegebene Objekt exportiert werden sollen. Der Dokumentinhalt kann ebenfalls exportiert werden. Dabei wird immer die neueste Version des Dokuments exportiert.
Verwaltete Objekte (Inhalt) beim Vernichten von RM-Klassifikationen aus Dispositionen löschen Benutzern die Möglichkeit geben, RM-Klassifikationen (einschließlich RM-Ordnern und RM-Teilen) zu vernichten, denen verwaltete Objekte und Objekte mit RM-Klassifikationen zugewiesen sind. Wenn dieser Parameter auf Ja gesetzt ist und Sie einen RM-Ordner oder eine RM-Klassifikation vernichten, werden die darin enthaltenen Inhalte ebenfalls gelöscht. Diese Funktionalität ist nur verfügbar, wenn eine Disposition vernichtet wird. Diese Funktion unterscheidet sich vom normalen Löschprozess von RM-Klassifikationen, bei dem RM-Klassifikationen nicht gelöscht werden können, wenn sie einem verwalteten Objekt zugewiesen sind.
IRCH Aufbewahrungsmanager - Erinnerungsnachricht Beim Anzeigen von Dispositionen die IRCH-Erinnerungsnachricht anzeigen.
Maximale Aufbewahrung Angeben, ob bei Dispositionssuchen und in RSI-Tabellen das Feld Maximale Aufbewahrung angezeigt werden soll. Wenn Sie auf Nein klicken und Maximale Aufbewahrung bereits verwendet wird, wird die Einstellung ignoriert. Wenn Sie Nein wählen und Maximale Aufbewahrung derzeit nicht verwendet wird, wird das Feld Maximale Aufbewahrung auf den folgenden Seiten nicht angezeigt: RSI-Tabelle erstellen, RSI-Tabelle bearbeiten, Registerkarte Spezifische Disposition, Tabellen anzeigen.
Filter für erweiterte Suchabfrage Benutzern die Möglichkeit geben, Dispositionssuchergebnisse auf der Grundlage einer gespeicherter Abfrage über die Funktion Erweiterte Suche zu filtern.
An Disposition senden Records-Managern die Möglichkeit geben, die Ergebnisse einer Erweiterten Suche an eine Disposition zu senden. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird die Schaltfläche An Disposition senden auf der Ergebnisseite der erweiterten Suche angezeigt.
Ersetzte Versionen entfernen Ermöglicht es, Versionen mehrere Jahre nach ihrem Ersetzen durch eine andere Version zu entfernen. Wenn die Regel z. B. besagt, dass eine Version 5 Jahre, nachdem sie durch eine andere Version ersetzt wurde, entfernt werden soll, und die neueste Version von 1980 stammt, kann diese Version erst 5 Jahre, nachdem sie durch eine andere Version ersetzt wurde, entfernt werden, auch wenn die reine Zeitfrist von 5 Jahren bereits abgelaufen ist.
Warnmeldung für Dispositionsaktion Es wird eine Warnmeldung angezeigt, bevor eine Dispositionsaktion auf Objekte angewendet wird, deren berechnetes Datum in der Zukunft liegt.