Tabelle 1-4: Einstellungen für den funktionellen Zugriff

Einstellung Mit dieser Einstellung können Sie ... Zusätzliche Hinweise
Records-Manager
Geben Sie an, wie mehrere Records-Manager-Gruppen für verwaltete Objekte ausgewählt werden.
 Weitere Informationen zur Verwendung von mehreren Records-Manager-Gruppen finden Sie unter Mehrere Records-Management-Gruppen zuweisen.
Records-Verantwortliche-Gruppe
Eine Gruppe als Records-Verantwortliche-Gruppe festlegen. Über ihre Standardbenutzerberechtigungen hinaus sind Benutzer, die zu dieser Gruppe gehören, berechtigt, Löschungen in Lösch-Workflows zu genehmigen und eine dritte Ebene von Records-Management-Klassifikationen zu erstellen.
  
Benutzer-Auswahllisten
Geben Sie an, ob Benutzer-Auswahllisten beim Klassifizieren von Objekten automatisch aktualisiert werden sollen. Wählen Sie die Benutzer aus, deren Benutzer-Auswahlliste bei der Klassifizierung von Objekten nicht automatisch aktualisiert werden soll. Und erlauben Sie, dass für bestimmte Benutzer Gruppen-Auswahllisten erstellt werden können.
  
Funktioneller Zugriff
Festlegen, ob Records-Management-Aktionen nach dem funktionellen Zugriff gefiltert werden.
  
Allgemeine funktionelle Zugriffsgruppe
Eine Gruppe als allgemeine Zugriffsgruppe festlegen. Wenn eine allgemeine funktionelle Zugriffsgruppe definiert ist, können der Gruppe spezifische Funktionen zugeordnet werden, und alle zugeordneten Funktionen werden jedem Benutzer in Content Server hinzugefügt.
Die allgemeine funktionelle Zugriffsgruppe kann auch dann festgelegt werden, wenn ihr keine Benutzer oder Gruppen zugewiesen werden. Wenn in der allgemeinen funktionellen Zugriffsgruppe eine Funktion eingerichtet ist, kann diese Funktion in anderen nicht-allgemeinen funktionellen Zugriffsgruppen nicht entfernt oder weiter eingeschränkt werden.

Sie können privilegierten Benutzern Zugriffsrechte auf bestimmte Records-Management-Metadatenfelder zuweisen. Sie können beispielsweise einem Benutzer die Berechtigung erteilen, den Status eines verwalteten Dokuments zu aktualisieren, selbst wenn der Benutzer nicht über die Berechtigung Ändern für dieses Dokument verfügt.

Privilegierter Zugriff ermöglicht die Aktualisierung spezifischer Metadatenfelder im Records-Management durch Benutzer, die nur über die Berechtigung Inhalt anzeigen für ein verwaltetes Objekt verfügen. Der privilegierte Zugriff, der einer Gruppe zugewiesen wird, ist keine globale Einstellung, sondern eine Zuweisung zu bestimmten RM-Klassifikationen (über die Einstellungen Zusätzliche Rechte/Mit Privilegien), sodass nur verwaltete Objekte, die für diese RM-Klassifikationen klassifiziert sind, einen privilegierten Zugriff ermöglichen.

Funktioneller Zugriff auf RM verhindert, dass Benutzer bestimmte Metadaten in Records-Management aktualisieren können. In der Regel benötigen die Benutzer mindestens die Zugriffsberechtigung zum Ändern, um diese Funktionen zu nutzen. Sie können die Einstellungen ändern, sodass auch Benutzer, die nur über die Berechtigungen Anzeigen und Inhalt anzeigen verfügen, diese Funktionen verwenden können. Funktioneller Zugriff auf Records-Management wird einzelnen Gruppen zugewiesen (über ihre Einstellungen für den Gruppenzugriff).

 

Hinweis

Hinweis:
Wenn Sie Benutzer, die nur über die Berechtigungen Anzeigen und Inhalt anzeigen verfügen, dazu berechtigen, RM-Klassifikationen zuzuweisen oder zu entfernen und die Funktion Titulierung zum Anhängen an das Feld Name aktiviert ist, funktioniert die Titulierung nicht, wenn ein Benutzer mit den Berechtigungen Anzeigen und Inhalt anzeigen eine RM-Klassifikation anwendet oder aufhebt. Für die Aktualisierung des Namensfelds eines Objekts müssen die Benutzer über Änderungsberechtigungen verfügen.

Wenn Benutzer Metadaten auf der Registerkarte Records-Detail aktualisieren, wird das Änderungsdatum von Records-Management nur dann in das aktuelle Datum geändert, wenn die Thesaurus-Titulierung aktiviert ist und das Objekt neu klassifiziert wird oder wenn ein elektronischer Datensatz von einer Disposition gelöscht wird. Das Änderungsdatum kann von Content Server in das aktuelle Datum geändert werden, abhängig davon, ob die Einstellung zum Aktualisieren des Änderungsdatums beim Ändern von Berechtigungen aktiviert ist.

 

RM-Klassifikation-Metadaten auf Unterobjekte und klassifizierte Objekte anwenden

Wenn Sie den funktionellen Zugriff festlegen, können Sie angeben, wie Änderungen an RM-Klassifikations-Metadaten auf Unterobjekte und klassifizierte Objekte angewendet werden. Auf der Registerkarte Spezifisch einer Eigenschaftenseite für RM-Klassifikationen stehen Benutzern die folgenden Optionen für die Anwendung von RM-Klassifikations-Metadaten zur Verfügung:

  • Änderungen nur auf aktuelles Objekt anwenden

  • Änderungen auf aktuelles Objekt und Unterobjekte anwenden

  • Änderungen auf aktuelles Objekt, Unterobjekte und klassifizierte Objekte anwenden

  • Records-Manager-Gruppe auf klassifizierte Objekte anwenden, die als offiziell markiert sind

     

    Hinweis

    Hinweis:
    Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Parameter Records-Manager auf RM-Klassifikation festgelegt ist und Benutzer die Gruppe Records-Manager aktualisieren.

     
 

Hinweis

Hinweis:
Wenn Sie den Parameter Records-Manager-Gruppe auf klassifizierte Objekte anwenden, die als offiziell markiert sind aktivieren, müssen Sie auch den Parameter Änderungen auf aktuelles Objekt, Unterobjekte und klassifizierte Objekte anwenden aktivieren.