Auf der Registerkarte Datensatz abschließen stehen Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie ein Objekt als offiziell markieren können. Außerdem können Sie auf dieser Registerkarte weitere Aktionen auswählen, die für Objekte ausgeführt werden, wenn die Funktion Datensatz abschließen ausgeführt wird. Die folgenden Aktionen sind verfügbar:

  • Alle Versionen entfernen: Führt den Prozess zum Entfernen früherer Versionen des Objekts aus.

  • Gesperrte Objekte oder Objekte mit verschiedenen Fassungen vernichten: Zerstört Objekte, die gesperrt sind oder über Fassungen verfügen. Die Fassungen des Objekts werden ebenfalls vernichtet, wenn diese Option aktiviert ist.

     

    Hinweis

    Hinweis:
    Die Einstellung Gesperrte Objekte oder Objekte mit verschiedenen Fassungen vernichten kann nur aktiviert werden, wenn die Einstellung Alle Versionen entfernen ebenfalls aktiviert ist.

    Wenn ein Benutzer nicht über die Berechtigung zum Entfernen von Fassungen verfügt oder die Fassung gesperrt ist, schlägt die Aktion Datensatz abschließen fehl. Es wird eine Meldung mit dem Grund für das Fehlschlagen der Aktion angezeigt.

     

  • Datensatzdatum aktualisieren: Ersetzt das vorhandene Datensatzdatum durch das heutige Datum.

  • Status aktualisieren: Ermöglicht das Auswählen eines Status für ein Objekt.

    Wenn der Parameter Status aktualisieren mit der Funktion Datensatz abschließen aktualisiert wird und der Statuscode für die Aktualisierung von ACL-Berechtigungen konfiguriert ist, werden die ACL-Berechtigungen des Objekts ebenfalls aktualisiert. Weitere Informationen zu ACL-Berechtigungen finden Sie unter Berechtigungen.

  • Anzeige erstellen: Beim Ausführen der Aktion Datensatz abschließen werden Anzeigen versionsfähiger Objekte erstellt. Anzeigen verwalteter Objekte werden anhand sämtlicher geltender Anzeigeregeln, mit Ausnahme global festgelegter Regeln, erstellt. Wenn beim Erstellen von Anzeigen mit der Funktion Datensatz abschließen Fehler auftreten, werden diese in der Fehlerprotokolldatei für die Anzeige erfasst.

  • Abschließen des Datensatzes für Nebenversionen von Dokumenten untersagen: Hiermit kann verhindert werden, dass ein Dokument, dessen aktuellste Version eine Nebenversion ist, abgeschlossen wird. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Dokumente mit einer Hauptversion als aktuellster Version abgeschlossen werden sollen.

 

Hinweis

Hinweis:
Die Funktionen auf der Registerkarte Datensatz abschließen werden durch Zugriffsberechtigungen gesteuert. Zum Überprüfen der Berechtigungen, die Sie zum Ausführen der Funktionen auf der Registerkarte mindestens benötigen, klicken Sie auf die Verknüpfung Zugriffsberechtigungen. Weitere Informationen zu Zugriffsberechtigungen finden Sie unter Zugriffsbeschränkungsverhalten festlegen.

 

Sie können Datensätze von der Durchsuchen-Ansicht eines Arbeitsbereichs, den Suchergebnissen oder einer Sammlung über die Liste Weitere Aktionen aus abschließen oder können dazu, sofern verfügbar, die Option Datensatz abschließen im Menü Funktionen verwenden.

Die Option Datensatz abschließen wird auch bei zurückgegebenen Objekten angezeigt, die einer RSI-Phase zugewiesen sind, wobei Datensatz abschließen als Standard-Dispositionsaktion angegeben ist.

 

Hinweis

Hinweis:
Die Funktion Datensatz abschließen ist in der Durchsuchen-Ansicht, in Dispositionssuchergebnissen, in Sammlungen und im Menü Funktionen eines Objekts nur verfügbar, wenn dies vom Records-Management-Systemverwalter aktiviert wurde.