Zum Definieren von Teil-Workflow-Schritten geben Sie die folgenden Informationen an:

  • Allgemeine Informationen, z. B. den Namen des Schritts, das einzubettende Workflow-Diagramm, den Namen, unter dem der Teil-Workflow initiiert werden soll, die Dauer und die Festlegung, ob der Fälligkeitstermin beim Abschluss neu berechnet werden soll.

  • Datenverfügbarkeit und -zuordnungen zur Bestimmung, wie die Arbeitsmappeninformationen, z. B. Kommentare, Attribute und Anlagen, sowie andere Daten vom Haupt-Workflow-Diagramm und dem einzubettenden Workflow-Diagramm gemeinsam genutzt werden.

Weitere Informationen zu Teil-Workflow-Schritten finden Sie unter Teil-Workflow-Schritte.

Allgemeine Informationen festlegen

Zu den allgemeinen Informationen, die Sie für einen Teil-Workflow-Schritt festlegen können, gehören:

  • Der Schrittname.

  • Das Workflow-Diagramm, das in das Haupt-Workflow-Diagramm eingebettet werden soll.

  • Der Name, der einer Instanz des Teil-Workflows bei dessen Initiierung zugewiesen werden soll.

  • Der Zeitraum (die Dauer), der für die Erledigung des Teil-Workflows zur Verfügung stehen soll (in Tagen oder Stunden).

  • Die Festlegung, ob der Content Server das Fälligkeitsdatum des Workflow-Diagramms nach Abschluss des Schrittes neu berechnen soll.

Weitere Informationen zu Schrittdauern and Fälligkeitsdaten finden Sie unter Termine und Prioritäten.

Datenverfügbarkeit und -zuordnungen festlegen

Sie müssen festlegen, wie die Arbeitsmappe und die anderen Haupt-Workflow-Diagramm-Daten für das eingebettete Workflow-Diagramm freigegeben werden. Wenn das Haupt-Workflow-Diagramm z. B. ein Attribut mit dem Namen Titel besitzt und der Teil-Workflow ein Attribut mit dem Namen Dokumentname verwendet, können Sie eine Zuordnung zwischen diesen beiden Attributen erstellen, sodass der Wert aus dem Haupt-Workflow-Diagramm für das Attribut des eingebetteten Workflow-Diagramms verfügbar ist. Das eingebettete Workflow-Diagramm kann dann den Attributwert bearbeiten. Abhängig davon, welche Informationen in der Workflow-Diagramm-Arbeitsmappe aktiviert wurden, können Sie die Verfügbarkeit und Zuordnungen für die folgenden Informationstypen festlegen:

  • Rollen

  • Anlagen

  • Kommentare

  • Attribute

  • Formulare

Rollen austauschen

Wenn das Haupt- und das eingebettete Workflow-Diagramm Rollen verwenden, können Sie festlegen, in welchem Verhältnis eine Rolle in einem Workflow-Diagramm zu einer Rolle im anderen Workflow steht, indem Sie Rollenzuordnungen erstellen. Wenn das Haupt-Workflow-Diagramm z. B. eine Rolle mit dem Namen Manager enthält und das eingebettete Workflow-Diagramm eine ähnliche Rolle mit dem Namen Leiter besitzt, können Sie diese beiden Rollen einander zuordnen.

 

Hinweis

Hinweis:
Sämtliche im Haupt-Workflow-Diagramm enthaltenen Rollen müssen einer Rolle im eingebetteten Workflow-Diagramm zugeordnet werden.

 

Kommentare austauschen

Sie können selbst steuern, ob die Teilnehmer im Haupt- und im eingebetteten Workflow-Diagramm die Kommentare anzeigen können, die in den Workflows eingegeben wurden.

Attribute austauschen

Sie können Attribute im Haupt-Workflow Attributen im Teil-Workflow zuordnen, sodass die Attributwerte zwischen den beiden Workflow-Diagrammen übergeben werden. Wenn der Teil-Workflow endet, werden die Werte der zugeordneten Attribute zurück an das Haupt-Workflow-Diagramm übergeben.

Wenn Sie Attribute zuordnen, muss der Datentyp der Attribute im Haupt-Workflow-Diagramm mit dem Datentyp der zugeordneten Attribute im Teil-Workflow kompatibel sein. Im Teil-Workflow muss mindestens ein Attributtyp definiert sein.

Anlagen austauschen

Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer des eingebetteten Workflow-Diagramms Zugriff auf die Anlagen im Haupt-Workflow-Diagramm haben, erstellt Content Server im Anlagen-Ordner des eingebetteten Workflow-Diagramms eine Verknüpfung zum Anlagen-Ordner des Haupt-Workflow-Diagramms. Auf Objekte, die während der Verarbeitung des eingebetteten Workflow-Diagramms im Ordner platziert werden, auf den die Verknüpfung verweist, kann vom Haupt-Workflow-Diagramm aus zugegriffen werden. Objekte außerhalb des Ordners sind hingegen im Haupt-Workflow-Diagramm nicht verfügbar. Wenn Sie einzelne Objekte auswählen, erstellt der Content Server eine Verknüpfung zum Anlagen-Ordner des eingebetteten Workflow-Diagramms.

 

Tipp

Tipp:
Eine effiziente Möglichkeit, die zwischen den Workflow-Diagrammen ausgetauschten Anlagen zu organisieren, besteht darin, einen Ordner zu erstellen, der nur die Anlagen enthält, die mit dem Anlagen-Ordner des Haupt-Workflow-Diagramms ausgetauscht werden sollen, und dann diesen Ordner im eingebetteten Workflow-Diagramm verfügbar zu machen.

 

Formulare austauschen

Sie können Formularfelder im Haupt-Workflow-Diagramm Formularfeldern im Teil-Workflow zuordnen, sodass die Feldwerte zwischen den beiden Workflow-Diagrammen übergeben werden. Wenn der Teil-Workflow endet, werden die Werte der zugeordneten Felder zurück an den Haupt-Workflow übergeben.

Weitere Informationen zum Verwenden von Formularen in Workflow-Diagrammen finden Sie unter Formulare in Workflow-Diagrammen verwenden.