Mit einem Formularaufgabenschritt können Sie ein Formular zu einem Workflow-Diagramm-Prozess hinzufügen. Die in einem Formularaufgabenschritt gesammelten Informationen können im Workflow-Diagramm verwendet werden. Bei einem Auswertungsschritt können beispielsweise die Formulardaten eines bedingten Ausdrucks herangezogen werden, der den Ablauf der Workflow-Verarbeitung bestimmt. Darüber hinaus müssen Formulare im Workflow-Diagrammpaket aktiviert und ihm hinzugefügt werden, bevor Sie den Formularaufgabenschritt verwenden können. Weitere Informationen zum Hinzufügen und Aktivieren von Formularen finden Sie unter Formulare zu Arbeitsmappen hinzufügen.
Zum Definieren eines Formularaufgabenschritts geben Sie die folgenden Informationen an:
Für Formularaufgabenschritte können die folgenden allgemeinen Informationen angegeben werden: Name des Schritts; Anweisungen, die im Fenster „Allgemein“ auf der Seite Workflow-Schritt für einen Benutzer angezeigt werden sollen, der eine Gruppenzuweisung akzeptiert; ein Benutzer oder eine Gruppe, die dem Schritt zugewiesen ist. Außerdem sind die folgenden Einstellungen für Datum und Priorität möglich:
Wie viel Zeit soll für die Erledigung des Schrittes zur Verfügung stehen (Dauer)?
Soll Content Server das Workflow-Fälligkeitsdatum nach Abschluss des Schrittes neu berechnen?
Welches Formular soll im Schritt angezeigt werden, wenn das Workflow-Paket mehrere Formulare enthält?
Soll der Schritt im Hintergrund verarbeitet werden, nachdem der Empfänger des Schrittes ihn weiterleitet?
Soll die E-Mail-Interaktion mit dem Schritt aktiviert oder deaktiviert werden?
Weitere Informationen zu Terminen und Prioritäten finden Sie unter
Sie können Gruppen oder Benutzern erlauben, denen Formularaufgabenschritte zugewiesen sind, die Bearbeitung der Schritte über E-Mail-Nachrichten vorzunehmen. Weitere Informationen zur Bearbeitung von Formularaufgabenschritten über E-Mail finden Sie unter
Bei einem Formularaufgabenschritt können Sie die Aufgabe, die gemäß dem Schritt definiert ist, den folgenden Empfängern zuweisen:
Wenn Sie den Schritt mehreren Benutzern oder Gruppen zuweisen, wählen Sie eine der folgenden Gruppenzuweisungsmethoden aus, mit denen angegeben wird, wie die Mitglieder der Gruppe die Aufgabe akzeptieren und erledigen:
Gruppenmitglied: Nur ein Mitglied der Gruppe muss die Aufgabe durchführen. Wenn die Aufgabe bereit ist, wird sie auf der Seite Zuweisungen aller Gruppenmitglieder angezeigt. Wenn ein Mitglied die Aufgabe akzeptiert, wird die Aufgabe von der Seite Zuweisungen der anderen Gruppenmitglieder entfernt.
Mitgliederannahme (pflegen): Nur ein Mitglied der Gruppe muss die Aufgabe durchführen. Wenn eine Prüfschleife verwendet wird, um denselben Schritt erneut auszuführen, wird der Schritt erneut dem Benutzer zugewiesen, der zuerst an dem Schritt gearbeitet hat.
Alle Gruppenmitglieder und ein Untergruppenmitglied: Jedes Mitglied der Gruppe muss die Aufgabe durchführen. Wenn die Gruppe mindestens eine Untergruppe enthält, muss nur ein Mitglied der Untergruppe die Aufgabe ausführen. Nachdem ein Mitglied einer Untergruppe die Aufgabe angenommen hat, wird sie von der Seite Zuweisungen der anderen Untergruppenmitglieder entfernt.
Alle Gruppen- und Untergruppenmitglieder: Alle Mitglieder der Gruppe und der Untergruppen innerhalb dieser Gruppe müssen die Aufgabe durchführen. Die Workflow-Ausführung wird erst dann mit dem nächsten Schritt fortgesetzt, wenn alle Mitglieder der Gruppe und der Untergruppen die Aufgabe abgeschlossen haben.
Im Expression Builder können Sie eine Reihe bedingter Anweisungen sowie Tests nach dem Schema Wenn, Andernfalls, wenn und Andernfalls festlegen, mit denen der Empfänger eines Formularaufgabenschritts ermittelt wird. Der Schritt wird hierbei der ersten bedingten Anweisung zugewiesen, die sich als wahr erweist. Weitere Informationen zum Expression Builder finden Sie unter