Wenn Sie eine Aufgabe definieren möchten, die von einem Benutzer oder einer Gruppe erledigt werden soll, legen Sie dies in einem Benutzer-Schritt fest. Der Empfänger des Schrittes kann die von Ihnen bereitgestellten Anweisungen lesen und dann die für die Aufgabe notwendige Arbeit erledigen. Im Rahmen der Erledigung der Aufgabe können die Benutzer veranlasst werden, auf die von Ihnen im Schritt konfigurierte Arbeitsmappe bzw. die anderen Informationen zuzugreifen und diese zu ändern.
Wenn Sie die Aufgabe ausschließlich dem Workflow-Diagramm-Initiator zuweisen möchten, können Sie diese auch in einem Initiator-Schritt definieren. Der einzige Unterschied zwischen dem Initiator-Schritt und Benutzer-Schritt besteht darin, dass der Initiator-Schritt immer nur dem Benutzer zugewiesen wird, der das Workflow-Diagramm initiiert. Sie können den Initiator-Schritt außerdem nutzen, um den Initiator über während der Verarbeitung aufgetretene Ereignisse zu informieren. So können Sie den Initiator z. B. über den Abschluss eines Workflow-Diagramms informieren, indem Sie einen Initiator-Schritt am Ende des Workflow-Diagramms platzieren.
Wenn ein Benutzer- oder Initiator-Schritt zum aktiven Schritt im Workflow-Diagramm wird und das aktuelle Datum dem Startdatum des Schritts entspricht bzw. bereits danach liegt, wird der Schritt in der klassischen Content Server-Ansicht auf der Seite Zuweisungen des Empfängers und auf der Registerkarte Zuweisungen der Seite Meine Workflows angezeigt. In der Content Server Smart-View wird der Schritt auf der Kachel Meine Zuweisungen des Empfängers angezeigt. Wenn die Aufgabe einer Content Server-Gruppe zugewiesen wurde, wird sie in der klassischen Ansicht auf der Seite Zuweisungen und auf der Registerkarte Zuweisungen der Seite Meine Workflows der einzelnen Gruppenmitglieder angezeigt. In Smart View wird die Aufgabe auf der Kachel Meine Zuweisungen der einzelnen Gruppenmitglieder angezeigt. Abhängig von den für den Schritt definierten Gruppenoptionen wird die Aufgabe von einem Mitglied der Gruppe, von allen Mitgliedern der Gruppe oder von allen Mitgliedern der Gruppe und deren Untergruppen erledigt.
Die Anzeige des Benutzer- und Initiator-Schritts
Der Benutzer- und Initiator-Schritt kann die Inhalte der Workflow-Diagramm-Arbeitsmappe in einer Standardansicht (Standard), einer Einzelseitenansicht oder einer Smart View anzeigen. In der folgenden Liste sind die jeweiligen Ansichten beschrieben. Weitere Informationen zur Arbeitsmappe finden Sie unter Mit der Arbeitsmappe arbeiten.
- Standardansicht
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Die Standardansicht ist eine Doppelbildansicht, die den Workflow-Schritt in der klassischen Ansicht öffnet. Der Bereich „Arbeitsobjekt“ enthält Verknüpfungen zu allen Mappen der Arbeitsmappe. Im Hauptbereich werden die entsprechenden Mappendetails angezeigt. Alle Mappen werden angezeigt, ungeachtet dessen, ob sie für die Genehmigung des Schrittes benötigt werden.
Weitere Informationen zur Standardansicht finden Sie unter Verwenden der Anzeigeoption „Standardansicht“.
- Einzelseitenansicht
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Die Einzelseitenansicht zeigt den Inhalt der Arbeitsmappe auf einer einzelnen Seite in der klassischen Ansicht an. Beim Erstellen des Schrittes für Benutzer oder Initiator können Sie wählen, welche Mappen in der Arbeitsmappe angezeigt werden sollen, sowie deren Reihenfolge.
Weitere Informationen zur Einzelseitenansicht finden Sie unter Verwenden der Anzeigeoption „Einzelseitenansicht“.
- Smart View
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Mit der Option „Smart View“ wird der Inhalt der Arbeitsmappe in der Content Server Smart-View angezeigt.
Bei Auswahl der Anzeigeoption „Smart View“ wird dem Benutzer- oder Initiator-Schritt im Workflow-Designer eine Smart View-Registerkarte hinzugefügt und die Registerkarte Attribute wird ausgeblendet, selbst wenn Attribute für das Workflow-Diagramm aktiviert sind. Alle zuvor auf der Registerkarte Attribute konfigurierten Einstellungen werden zurückgesetzt. Attribute, die Sie mit der Option Attribute im Menü Diagramm definieren, und vordefinierte Workflow-Systemattribute, beispielsweise Workflow-Felder, werden den Benutzer- und Initiator-Schritten auf der Registerkarte Smart View hinzugefügt. Wenn Formulare für das Workflow-Diagramm aktiviert sind, können Sie den Schritten auch Formularattribute hinzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Formularattributen finden Sie unter
Formulare in Workflow-Schritten bereitstellen .Weitere Informationen zur Option „Smart View“ finden Sie unter Verwenden der Anzeigeoption „Smart-View“.
Benutzer-Schritte zuweisen
Beim Definieren eines Benutzer-Schritts stehen Ihnen für das Festlegen des Schrittempfängers zusätzliche Zuweisungsoptionen zur Verfügung. Benutzer-Schritte können folgenden Benutzern zugewiesen werden:
Zuweisungsoptionen für Workflow-Aufgaben
In der folgenden Liste sind die verfügbaren Optionen für das Zuweisen von Workflow-Aufgaben beschrieben:
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Benutzer- oder Gruppenoptionen
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Gruppenmitglied und Mitgliederannahme (beibehalten)
Wenn eine Gruppe als Empfänger festgelegt wird, wird sie in der Datenbank als Aufgabenempfänger festgelegt und ein Mitglied der Gruppe muss die Aufgabe annehmen. Wenn die Aufgabe von einer Person angenommen wird, ändert sich der Aufgabenempfänger in der Datenbank von der Gruppe zu diesem Benutzer.
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Alle Gruppenmitglieder/Ein Untergruppenmitglied
Wenn eine Gruppe als Empfänger festgelegt ist, wird ein Teil-Workflow für diese Aufgabe erstellt, auch wenn die Gruppe nur eine Person umfasst. Der Teil-Workflow enthält eine Aufgabe für jede Person in der Gruppe, und alle Aufgaben müssen abgeschlossen und weitergeleitet werden, bevor der Haupt-Workflow weitergeleitet werden kann. Der Aufgabenempfänger des Haupt-Workflows ist die Gruppe.
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Optionen Mehrere Benutzer/Gruppen
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Gruppenmitglied und Mitgliederannahme (beibehalten)
Wenn nur ein Benutzer oder eine Gruppe in der Liste ist, wird kein Teil-Workflow erstellt. Wenn es sich um eine Gruppe handelt, muss ein Mitglied der Gruppe die Aufgabe annehmen und weiterleiten. Wenn mehrere Benutzer oder Gruppen zu der Liste hinzugefügt werden, wird ein Teil-Workflow erstellt. Der Teil-Workflow enthält eine Aufgabe für jeden Eintrag in der Liste. Wenn die Aufgabe im Teil-Workflow einem Benutzer zugewiesen wird, muss der Benutzer die Aufgabe weiterleiten. Ist die Aufgabe im Teil-Workflow einer Gruppe zugewiesen, muss ein Mitglied der Gruppe die Aufgabe annehmen und weiterleiten. Sobald alle Aufgaben des Teil-Workflows weitergeleitet wurden, wird auch der Haupt-Workflow weitergeleitet.
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Alle Gruppenmitglieder/Ein Untergruppenmitglied
In diesem Fall wird ein Teil-Workflow nur dann erstellt, wenn mehr als ein Benutzer als Empfänger festgelegt wird. Die Liste wird aus allen eingegebenen Benutzern und Gruppen in der Liste berechnet. Wenn nur ein Benutzer als Empfänger addressiert wird, wird der Aufgabenempfänger im Haupt-Workflow auf diesen Benutzer festgelegt. Wird ein Teil-Workflow erstellt, enthält dieser eine Aufgabe für jede Person, die über die Liste Mehrere Gruppen/Benutzer errechnet wurde, und alle Aufgaben müssen an den Haupt-Workflow weitergeleitet werden. Wenn ein Teil-Workflow erstellt wird, ist für die Aufgabe im Haupt-Workflow kein Empfänger festgelegt.
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Bei Rollen handelt es sich nur um Austausch-Tags, die während der Laufzeit ausgetauscht werden. Das Verhalten richtet sich nach der Auswahl: Benutzer oder Gruppe oder Mehrere Benutzer/Gruppen.
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Hinweis: | |
Weitere Informationen zur Verwendung des Expression Builder finden Sie unter Mit dem Expression Builder arbeiten.
Schritte im Hintergrund verarbeiten
Sie können festlegen, dass der Benutzer- oder Initiator-Schritt vom Workflow-Agenten automatisch im Hintergrund ausgeführt wird. Weitere Informationen zum Workflow-Agent finden Sie unter Grundlegendes zum Workflow-Agenten.
An Schrittzuweisungen per E-Mail teilnehmen
Sie können Gruppen oder Benutzern, denen Benutzer- oder Initiator-Schritte zugewiesen sind, erlauben, die Bearbeitung der Schritte über E-Mail-Nachrichten vorzunehmen. Je nachdem, wie das Workflow-Diagramm und die Schritte entworfen wurden, kann ein gesamtes Workflow-Diagramm über E-Mail-Nachrichten verarbeitet werden.
Sie können Benutzern, denen Formularaufgaben-Schritte zugewiesen wurden, außerdem erlauben, die Schritte über E-Mail abzuschließen.
Wenn die Workflow-Diagramm-Verarbeitung einen E-Mail-aktivierten Workflow-Diagramm-Schritt erreicht, sendet Content Server den Benutzern oder Gruppen, denen die Bearbeitung des Schritts zugewiesen ist, eine E-Mail-Nachricht, dass der Schritt bereit ist. Benutzer können die Bearbeitung des Schrittes abschließen, indem sie auf die Schrittzuweisungs-Nachricht antworten. Nachdem die Schrittbearbeitungsnachricht empfangen wurde, sendet Content Server eine Bestätigungsnachricht an den Benutzer. E-Mail-aktivierte Schritte können viele der optionalen Schrittfunktionen enthalten, die für Benutzer- und Initiator-Schritte verfügbar sind, beispielsweise die Erlaubnis, einen Schritt zu delegieren oder ihn für eine Überprüfung zu senden.
Wenn Sie Benutzer daran hindern möchten, über E-Mail an einem bestimmten Schritt in einem E-Mail-aktivierten Workflow-Diagramm zu arbeiten, deaktivieren Sie die E-Mail-Interaktion für den Schritt.
Weitere Informationen zur Teilnahme an E-Mail-aktivierten Schritten finden Sie unter
Berechtigungen für Benutzer-Schritte festlegen
Benutzer- und Initiator-Schritte enthalten Berechtigungen, die es dem Empfänger des Schrittes erlauben, die folgenden Vorgänge auszuführen:
Empfängern die Anzeige von Kommentaren erlauben
Wenn Sie im Workflow-Diagramm Kommentare aktiviert haben, können Sie Schrittempfängern die Möglichkeit einräumen, sich alle in vorherigen Schritten des Workflow-Diagramms eingegebenen Kommentare anzeigen zu lassen.
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Hinweis: | |
Benutzern das Senden von Schritten zur Prüfung erlauben
Sie können Empfänger von Schritten ermöglichen, einen Schritt zur Prüfung der im Rahmen eines Schritts ausgeführten Arbeit an einen anderen Benutzer (bzw. eine andere Gruppe) oder an einen Teil-Workflow zu senden. Wenn Sie z. B. einen Benutzer-Schritt erstellen, in dem der Empfänger einen Bericht zusammenstellen muss, und Sie dem Empfänger erlauben, den Schritt zur Prüfung zu senden, kann der Schrittempfänger, bevor er den Schritt zum nächsten Schritt im Workflow-Diagramm weiterleitet, den Schritt an einen anderen Benutzer senden, der die Richtigkeit des Berichts prüft. Wenn ein Schrittempfänger einen Schritt zur Überprüfung sendet, verschwindet der Schritt von dessen Seite Zuweisungen und von der Registerkarte Zuweisungen der Seite Meine Workflows. Der Schritt erscheint auf der Seite Zuweisungen und auf der Registerkarte Zuweisungen der Seite Meine Workflows des Benutzers oder der Gruppe, der bzw. dem er zugewiesen wurde. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, wird der Workflow-Diagramm-Schritt wieder auf der Seite Zuweisungen und auf der Registerkarte Zuweisungen der Seite Meine Workflows des ursprünglichen Schrittempfängers angezeigt.
Benutzern das Delegieren von Schritten erlauben
Sie können Benutzern erlauben, bei Bedarf Benutzer- oder Initiator-Schritte an einen anderen Benutzer bzw. eine andere Gruppe zu delegieren. Darüber hinaus können Schrittempfänger Schritte an einen Teil-Workflow delegieren. Wenn ein Schritt z. B. die Genehmigung eines Auftrags verlangt, können Sie dem Schrittempfänger die Möglichkeit einräumen, den Auftrag an einen separaten Workflow zu delegieren, der Auftragsgenehmigungen automatisiert.
Authentifizierung von Schritten durch die Benutzer erzwingen
Sie können erzwingen, dass Schrittempfänger sich selbst authentifizieren müssen, wenn sie den Workflow-Schritt nach Abschluss sämtlicher laut Schritt erforderlicher Arbeiten weiterleiten. Bei einer solchen Authentifizierung müssen die Schrittempfänger ihr Content Server-Kennwort eingeben, bevor der Schritt verarbeitet werden kann. Wenn Sie die Authentifizierung für einen Schritt aktivieren, erzwingt das System die Anmelderichtlinieneinstellungen, die der Systemverwalter für Content Server konfiguriert hat. Wenn der Systemverwalter beispielsweise ein Benutzerkonto so konfiguriert hat, dass es nach drei fehlgeschlagenen Versuchen, sich bei Content Server anzumelden, deaktiviert wird, wird dieselbe Regel für einen Benutzer angewendet, der versucht, auf einen authentifizierten Schritt zuzugreifen. Wenn sich der Benutzer drei Mal hintereinander nicht für die Bearbeitung des Schritts anmelden kann, wird das Content Server-Konto des Benutzers deaktiviert und die Workflow-Diagramm-Verarbeitung wird angehalten, bis der Schritt abgeschlossen werden kann. Weitere Informationen zu Content Server-Anmelderichtlinien erhalten Sie von Ihrem Systemverwalter.
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Hinweis: | |
Entscheidungen verwenden
Entscheidungen bieten Ihnen die Möglichkeit, schnell Feedback zu einem Benutzer- oder Initiator-Schritt einzuholen. Ein Dispositionswert kann das Workflow-Diagramm außerdem automatisch weiterleiten oder den Empfänger eines Benutzer-Schritts ermitteln. Sie können bis zu fünf Dispositionen für einen Initiator- oder Benutzer-Schritt angeben. Jede Disposition muss eindeutig sein. So können Sie z. B. in einem Schritt, in dem der Empfänger ein Dokument prüfen muss, als mögliche Entscheidungswerte Genehmigen, Ablehnen oder Erneut senden vorgeben. Wenn der Schrittempfänger die Aufgabe ausführt, werden diese Entscheidungsmöglichkeiten als Schaltflächen auf der Schritt-Seite angezeigt. Klickt der Schrittempfänger dann auf eine dieser Schaltflächen, wird der Schritt verarbeitet und die Entscheidung wird im Workflow-Diagramm aufgezeichnet.
Wenn Sie eine Disposition für einen Initiator- oder Benutzer-Schritt definieren, können Sie einen zugehörigen lokalisierten Text eingeben. Die lokalisierten Dispositionen werden im Workflow angezeigt, wenn der Empfänger des Schritts eine Version von Content Server verwendet, in der die System- oder vom Benutzer ausgewählte Sprache nicht auf Englisch festgelegt ist.
Wenn Content Server nur auf Englisch installiert ist, können Sie die Lokalisierungsfunktion für Dispositionen verwenden, um den Anzeigenamen für eine Disposition zu ändern, ohne den Auswertungsschritt zu aktualisieren.