Wenn Sie mit der Arbeit an einem Projekt oder Geschäftsprozess beginnen möchten, das bzw. der durch einen Workflow definiert ist, müssen Sie den Workflow initiieren. Beim Initiieren eines Workflows erstellt Content Server eine Arbeitskopie (Instanz) des Workflow-Diagramms und beginnt mit der Ausführung des Workflows. Die Arbeit, die während der Ausführung des Geschäftsprozesses zu erledigen ist, wird in einer Workflow-Instanz gespeichert. Jedes Mal, wenn dasselbe Projekt bzw. derselbe Geschäftsprozess ausgeführt werden soll, müssen Sie eine weitere Instanz des Workflow-Diagramms initiieren.
Sie können einen Workflow innerhalb von Content Server oder durch Senden einer E-Mail initiieren, wenn der Autor des Workflow-Diagramms das Workflow-Diagramm per E-Mail-aktiviert hat. Weitere Informationen zum Initiieren eines Workflows in Content Server finden Sie unter Workflow initiieren. Weitere Informationen zum Initiieren eines Workflows über ein Objekt auf Content Server, beispielsweise ein Dokument oder Ordner, finden Sie unter Workflow über ein Objekt initiieren. Weitere Informationen zum Initiieren eines Workflows per E-Mail finden Sie unter Workflow über E-Mail initiieren.
Abhängig davon, wie der Workflow-Diagramm-Autor den Workflow konfiguriert hat, werden Sie u. U. aufgefordert, Folgendes zu tun:
-
Sie müssen eine Arbeitsmappe hinzufügen oder ändern, die sich aus Anweisungen, Aufgaben, Dateien und anderen im Workflow verwendeten Informationen zusammensetzt. Weitere Informationen zur Arbeitsmappe finden Sie unter Mit der Arbeitsmappe arbeiten.
-
Sie müssen im Feld Initiieren als einen neuen Namen für den Workflow eingeben.
-
Sie müssen im Feld Fälligkeitsdatum ein Enddatum für den Workflow eingeben.
-
Sie müssen Ihren Content Server-Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben.
Nach der Initiierung wird der aktive Workflow auf der Seite Meine Workflows oder ggf. in einem Workflow-Statusobjekt angezeigt. Darüber hinaus können die Manager des Workflows dessen Fortschritt überwachen und ihn verwalten. Weitere Informationen zum Überwachen und Verwalten von Workflows finden Sie unter Workflows verwalten. Weitere Informationen zu Workflow-Statusobjekten finden Sie unter Workflow-Statusobjekt verwenden.
|
Hinweis: | |
Workflow über ein Objekt initiieren
Sie können einen Workflow über das Funktionsmenü bestimmter Objekte in Content Server initiieren. Wenn Sie einen Workflow auf diese Weise initiieren, ist eine Verknüpfung zum Objekt, über welches der Workflow initiiert wird, als eine Anlage enthalten.
In Abhängigkeit der installierten Content Server-Module können Sie einen Workflow über einen Geschäftsarbeitsbereich, eine Sammlung, ein zusammengesetztes Dokument, ein Dokument, eine E-Mail oder einen Ordner initiieren. In Abhängigkeit davon, wie der Workflow-Autor das Workflow-Diagramm entworfen hat, sind Sie möglicherweise nur in der Lage, einen Workflow über Objekte zu initiieren, die über bestimmte Kategorieattribute oder Klassifikationen verfügen. Weitere Informationen zum Konfigurieren eines Workflow-Diagramms, das aus einem Content Server-Objekt initiiert wird, finden Sie unter
Grundlegendes zum Initiieren eines Workflows über ein Objekt in der Content Server Mobile-App
Sie können Workflows über Dokumente in der Content Server Mobile-App initiieren. Sie können nur Workflow-Diagramme initiieren, die Schritte enthalten, die so konfiguriert sind, dass sie in der Content Server Smart View angezeigt werden. Von der Content Server Mobile-App werden die für die klassische Ansicht konfigurierten Workflow-Diagramme nicht aufgelistet.
Signierungs-Workflows initiieren
Wenn der von Ihnen zu initiierende Workflow ein Signierungs-Workflow ist, mit dem Sie ein Content Server-Dokument für die Genehmigung und Signierung oder Ablehnung weitergeben können, müssen Sie möglicherweise andere Aufgaben ausführen, bevor Sie den Workflow initiieren können. Weitere Informationen zum Initiieren eines Signierungs-Workflows finden Sie unter
Workflow über E-Mail initiieren
Wenn der Workflow-Autor ein Workflow-Diagramm per E-Mail aktiviert hat, können Sie den Workflow initiieren, indem Sie eine E-Mail-Nachricht verfassen und diese an eine der mit dem Workflow-Diagramm verknüpften E-Mail-Adresse senden. Ein E-Mail-aktiviertes Workflow-Diagramm verwendet die E-Mail-Adresse Workflow_Diagramm_Name@eLink_Server, wobei Workflow_Diagramm_Name der vom Workflow-Diagramm-Autor festgelegte -Name und eLink_Server der Name des eLink-Servers ist. Weitere Informationen dazu, ob ein Workflow-Diagramm E-Mail-aktiviert ist, erhalten Sie vom Autor des Workflow-Diagramms oder vom Systemverwalter. Weitere Informationen zu E-Mail-aktivierten Workflows finden Sie unter Mit E-Mail-aktivierten Workflows arbeiten.