Wenn die Workflow-Verarbeitung einen Schritt erreicht, der entweder Ihnen oder einer Gruppe zugewiesen ist, zu der Sie gehören, wird der Workflow auf Ihrer Seite Meine Zuweisungen und auf der Registerkarte Zuweisungen der Seite Meine Workflows angezeigt. Um zu erfahren, welche Aufgabe Sie ausführen müssen, müssen Sie den Schritt auf der Seite Workflow-Schritt anzeigen und dann eine der folgenden Aktionen ausführen:

Abhängig davon, wie der Workflow-Diagramm-Autor den Workflow konfiguriert hat, werden Sie möglicherweise aufgefordert, Ihre Kombination aus Benutzername und Kennwort für Content Server anzugeben, bevor Sie eine Aktion im Workflow-Schritt erledigen können.

Wenn der Workflow-Autor den Workflow außerdem E-Mail-aktiviert hat, können Sie eine Workflow-Aufgabe möglicherweise über E-Mail erledigen. Weitere Informationen zum Abschließen von Aufgaben per E-Mail finden Sie unter Workflow-Zuweisungen über E-Mail durchführen.

	Hinweis: Wenn der Schritt von einem anderen Benutzer bzw. einer anderen Gruppe oder einem Teil-Workflow erledigt werden soll, können Sie den Schritt delegieren. Darüber hinaus können Sie den Schritt zu Prüfungszwecken an einen anderen Benutzer bzw. eine andere Gruppe oder einen Teil-Workflow senden. Weitere Informationen zum Delegieren von Schritten oder Senden von Schritten zur Prüfung finden Sie unter Schritt delegieren und unter Schritt zur Prüfung absenden.

Schrittzuweisungen werden üblicherweise in der Arbeitsmappe des jeweiligen Schrittes beschrieben. Die Arbeitsmappe setzt sich zusammen aus Anweisungen, Dateien, Kommentaren und anderen im Workflow verwendeten Informationen, die in den Fenstern Anlagen, Attribute, Kommentare sowie anderen Fenstern auf der Seite Workflow-Schritt angezeigt werden. Bei der Erledigung eines zugewiesenen Schrittes müssen Sie häufig auch Informationen in der Arbeitsmappe ändern oder hinzufügen. Wenn ein Ihnen zugewiesener Schritt z. B. erfordert, einen Bericht zu schreiben, enthält die Seite Anlagen der Arbeitsmappe möglicherweise ein Textverarbeitungsdokument mit Anweisungen dazu, wie der Bericht zu erstellen ist. Bei dem zusammengestellten Bericht kann es sich um eine Tabellenkalkulation handeln, die Sie dem Schritt hinzufügen müssen, damit andere Workflow-Teilnehmer auf die Informationen in diesem Bericht zugreifen können. Weitere Informationen zur Arbeitsmappe finden Sie unter Mit der Arbeitsmappe arbeiten.

Entscheidungen verwenden

Workflow-Schritte können so definiert sein, dass Sie eine Entscheidung zum Schritt bereitstellen müssen. Entscheidungen bieten die Möglichkeit, schnell Feedback zu einem Schritt abzugeben. Der dabei von Ihnen festgelegte Wert kann sich auf die Art und Weise auswirken, in der der Workflow verarbeitet wird. So kann beispielsweise ein Schritt, der ein Dokument zur Prüfung enthält, die Entscheidungsmöglichkeiten Genehmigen oder Ablehnen enthalten. Wenn Sie auf „Genehmigen“ klicken, fährt der Workflow mit dem nächsten Schritt fort. Wenn Sie jedoch auf „Ablehnen“ klicken, wird der Workflow möglicherweise beendet oder das Dokument an den Benutzer zurückgeleitet, der Ihnen das Dokument zur weiteren Bearbeitung zugesendet hat. Entscheidungen werden auf der Schritt-Seite als Schaltflächen angezeigt. Wie viele Schaltflächen vorhanden sind und welche Namen sie haben, hängt von der jeweiligen Definition des Schrittes ab.

Gruppenaufgaben erledigen

Workflow-Schritte können entweder einem einzelnen Benutzer oder einer ganzen Gruppe zugewiesen werden. Ein Schritt, der erfordert, den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters zu prüfen, könnte z. B. der Gruppe Personalabteilung zugewiesen werden. Wenn der Workflow zu diesem Schritt gelangt, wird der Schritt als Zuweisung für alle Mitglieder dieser Gruppe angezeigt. Wenn Sie zur Gruppe Personalabteilung gehören, können Sie die Verantwortung für die Aufgabe annehmen oder ablehnen. Wenn Sie die Zuweisung annehmen, wird der Schritt nicht mehr als Zuweisung für die anderen Gruppenmitglieder angezeigt, und Sie müssen die Aufgabe erledigen.

Wenn ein Workflow-Schritt an eine Gruppe gesendet wird, zu der Sie gehören, können Sie den Workflow erst aktualisieren, nachdem Sie die Zuweisung akzeptiert haben. Wenn Sie die Zuweisung nicht akzeptiert haben, können Sie unterstützte Workflow-Anlagen anzeigen, darunter Microsoft Office-Dateien, Textdateien, PDF-Dateien, Grafiken und E-Mails. Sie können Anlagen herunterladen, sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen für das Objekt verfügen. Sie müssen die Zuweisung akzeptieren, um den Workflow ändern oder ihm Anlagen hinzufügen zu können.

Wenn Sie Mitglied einer Gruppe sind, der über die Einstellungen „Alle Gruppen- und Untergruppenmitglieder“ oder „Alle Gruppenmitglieder und ein Untergruppenmitglied“ eine Aufgabe zugewiesen wurde, können die Workflow-Teilnehmer an mehreren Schrittzuweisungen parallel arbeiten. In diesen Fällen wird die Workflow-Ausführung erst dann mit dem nächsten Schritt fortgesetzt, wenn alle Benutzer in der Gruppe ihre Aufgaben abgeschlossen haben.

Workflow-Zuweisungen über E-Mail durchführen

Content Server ermöglicht Workflow-Entwicklern die E-Mail-Aktivierung von Workflow-Schritten. Wenn die Workflow-Verarbeitung einen E-Mail-aktivierten Schritt erreicht, sendet Content Server den Benutzern, denen die Bearbeitung des Schritts zugewiesen ist, eine Benachrichtigung mit Anweisungen dazu, wie die Aufgabe erledigt werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Zuweisungen über E-Mail durchführen.