Wenn die Workflow-Verarbeitung einen E-Mail-aktivierten Schritt erreicht, sendet Content Server den Benutzern, denen die Bearbeitung des Schritts zugewiesen ist, eine Benachrichtigung. Zusätzlich dazu, Empfänger von Schritten darüber zu benachrichtigen, dass der Schritt für den Beginn der Bearbeitung bereit ist, bietet die Benachrichtigungs-Nachricht Anweisungen darüber, wie die Aufgabe erledigt werden soll. Je nachdem, wie die Schrittzuweisung definiert ist, kann die Nachricht zusätzlich Anweisungen darüber enthalten, wie mit Anlagen, Formularen und Schrittkommentaren gearbeitet werden soll. Content Server fügt alle Workflow-Anlagen zur Schritt-Zuweisungsnachricht als E-Mail-Anlagen hinzu und fügt möglicherweise optionale Schrittfunktionen hinzu, z. B. die Genehmigung, den Schritt zu delegieren oder den Schritt für eine Überprüfung zu senden. Wenn ein Schritt z. B. überfällig ist oder mit hoher Priorität konfiguriert wurde, wird die E-Mail-Nachricht mit hoher Priorität gesendet.

	Wichtig: Workflow-bezogene E-Mail-Nachrichten können Sie nur dann empfangen, wenn Sie oder der Content Server-Systemverwalter die eLink-Einstellungen für Workflow-Ereignisse konfiguriert haben/hat. Weitere Informationen zu eLink-Einstellungen finden Sie unter eLink-Warnungsmeldungen und -Benachrichtigungen konfigurieren.

Wenn Ihnen ein Schritt per E-Mail zugewiesen wird, können Sie die Zuweisungsanleitung lesen, die zugewiesene Arbeit erledigen und daraufhin angeben, dass die Arbeit abgeschlossen ist, indem Sie die Schrittzuweisungs-E-Mail-Nachricht beantworten. Alle E-Mail-aktivierten Schritte können entweder per E-Mail ausgeführt oder aber ganz normal wie andere nicht E-Mail-aktivierte Schritte in Content Server bearbeitet werden. Alle Schrittbenachrichtigungs-E-Mail-Nachrichten enthalten eine Verknüpfung zur Schritt-Seite in Content Server, wo Sie den Schritt anzeigen oder bearbeiten können. E-Mail-aktivierte Schritte werden außerdem zusammen mit anderen Zuweisungen auf der Seite Meine Zuweisungen angezeigt.

Es gibt E-Mail-aktivierte Schritte, die nicht per E-Mail abgeschlossen werden können. Wenn ein Schritt beispielsweise erfordert, dass Sie Workflow-Attributwerte oder Authentifizierung bereitstellen, kann er nicht per E-Mail erledigt werden, da Content Server die Aktualisierung von Workflow-Attributen oder Authentifizierung per E-Mail nicht unterstützt. Wenn Sie einem E-Mail-aktivierten Schritt zugewiesen sind, der nicht per E-Mail erledigt werden kann, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn der Schritt bereit ist. Sie müssen sich jedoch bei Content Server anmelden, um die Zuweisung zu erledigen.

Zugewiesene Schritte abschließen

Eine der Aktionen in dem Workflow-Schritt ist die Angabe, wann der Schritt abgeschlossen ist. Je nachdem, wie der Schritt definiert ist, enthält die Benachrichtigungs-Nachricht entweder eine Schaltfläche Weiterleiten oder eine Auswahl an Entscheidungsschaltflächen. Zu den Entscheidungsschaltflächen zählen:

Wenn Sie bereit sind, eine Schrittzuweisung über E-Mail zu erledigen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, und senden Sie daraufhin eine E-Mail-Nachricht, die bestätigt, dass Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben.

Wenn Content Server die Nachricht darüber erhält, dass der Schritt abgeschlossen ist, und diese verarbeitet, gibt es eine Bestätigungsnachricht zurück. Wenn Content Server die Nachricht nicht verarbeiten kann, gibt es eine Fehlermeldung zurück.

Mit Anlagen arbeiten

Wenn Sie in dem Schritt aufgefordert werden, Dokumente zu ändern, die der Benachrichtigungs-E-Mail angehängt waren, müssen Sie beim Beenden Ihrer Arbeit an dem Schritt die geänderten Versionen anhängen.

	Wichtig: Wenn Sie in dem Schritt aufgefordert werden, eine Anlage zu bearbeiten, dürfen Sie nicht den Dateinamen der Anlage ändern. Durch das Ändern des Dateinamens der Anlage wird dem Workflow anstelle einer Version des ersten Dokuments ein zweites Dokument angehängt. Dies führt bei der Unterscheidung der Anlagen zu Verwirrung.

Wenn Sie eine Anlage für einen Workflow bereitstellen, der keine Anlagen erlaubt, versuchen, einen Dateityp anzuhängen, der gesperrt wurde, oder wenn Sie keine Genehmigung haben, Anlagen zum Workflow-Anlagen-Ordner hinzuzufügen, wird die Anlage nicht zum Workflow hinzugefügt. Content Server gibt eine Statusmeldung zurück, die erläutert, weshalb die Anlage abgewiesen wurde.

Gruppen zugewiesene Schritte ausführen

Wenn ein E-Mail-aktivierter Workflow-Schritt einer Gruppe zugewiesen ist, erhalten alle Gruppenmitglieder eine Schrittbenachrichtigungs-Nachricht. Je nachdem, wie der Schritt konfiguriert ist, muss nur eine Person die Arbeit akzeptieren und ausführen, es ist aber auch möglich, dass alle Gruppenmitglieder aufgefordert werden, die Arbeit auszuführen. Wenn der Schritt so konfiguriert ist, dass das Akzeptieren durch das erste Gruppenmitglied erfolgen muss, muss das erste Gruppenmitglied die Zuweisung akzeptieren, indem es auf die Schrittbenachrichtigung antwortet. Das Mitglied erhält dann die Schrittzuweisung in einer separaten E-Mail-Nachricht. Die anderen Gruppenmitglieder erhalten eine Nachricht, die angibt, dass der Schrittzuweisung akzeptiert wurde. Wenn ein anderes Gruppenmitglied versucht, die Schrittaktionsnachricht zu akzeptieren, nachdem der Schritt bereits einem anderen Benutzer zugewiesen wurde, erhält das Gruppenmitglied per E-Mail eine Fehlermeldung mit der Information, dass der Schritt nicht mehr verfügbar ist.

Wenn der Schritt einer Gruppe zugewiesen ist und von allen Gruppenmitgliedern durchgeführt werden muss, wird die Schrittbenachrichtigungs-Nachricht an alle Gruppenmitglieder gesendet. Jedes Gruppenmitglied muss den zugewiesenen Schritt abschließen, bevor der gesamte Schritt abgeschlossen werden kann.

Weitere Informationen zu Gruppenzuweisungen finden Sie unter Gruppenaufgaben erledigen.

Schritt online abschließen

Wenn Sie detailliertere Informationen zu einem Schritt anzeigen möchten oder wenn Sie den zugewiesenen Schritt nicht per E-Mail, sondern online in einem Browser ausführen möchten, klicken Sie in der E-Mail-Nachricht mit der Schrittaktionsmitteilung auf den Link Seite Workflow-Schritt.

	Wichtig: Wenn Sie einen Schritt online abschließen, senden Sie keine Aktion abgeschlossen-Nachricht, und antworten Sie auch nicht auf die Aktion angefordert-E-Mail.