Workflows sind Geschäftsprozesse, die in Workflow-Diagrammen definiert werden. Ein Workflow-Diagramm ist eine grafische Darstellung eines Geschäftsprozesses. Wenn Sie einen Workflow starten bzw. initiieren, erstellt Content Server eine Arbeitskopie (Instanz) des Workflow-Diagramms, das den Geschäftsprozess beschreibt, und beginnt mit der Ausführung des Workflow-Diagramms. Die Arbeit, die während der Ausführung des Geschäftsprozesses zu erledigen ist, wird in einer Workflow-Instanz gespeichert. Jedes Mal, wenn dasselbe Projekt bzw. derselbe Geschäftsprozess ausgeführt werden soll, müssen Sie eine weitere Instanz des Workflow-Diagramms initiieren. Weitere Informationen zu Workflow-Diagrammen finden Sie unter
Workflows bestehen aus einer Aneinanderreihung von miteinander verknüpften Schritten. Jeder Schritt steht für eine Aufgabe, einen Prozess oder ein Ereignis im Workflow. Die Verknüpfungen, durch die alle Schritte miteinander verbunden sind, definieren den Verarbeitungspfad. Workflow-Schritte können Aufgaben enthalten, die die Workflow-Teilnehmer ausführen müssen, wie z. B. das Überprüfen von Informationen, das Eingeben eines Kommentars oder das Anhängen eines Dokuments. Diese Schrittaufgaben werden den Benutzern, die für deren Erledigung zuständig gemacht wurden, als Zuweisungen angezeigt. Wenn Ihnen z. B. eine Workflow-Aufgabe zugewiesen wird, wird diese Aufgabe immer dann, wenn die Workflow-Verarbeitung an diesem Schritt angekommen ist, auf Ihrer Seite Meine Zuweisungen und auf der Registerkarte Zuweisungen der Seite Meine Workflows angezeigt. In der Content Server Smart View wird die Aufgabe auf der Kachel Meine Zuweisungen auf der Startseite angezeigt. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Workflows in der Smart View finden Sie in der OpenText Content ServerSmart View-Benutzerhilfe (CSSUI-H-UGD). Andere Workflow-Schritte werden automatisch – also ohne Eingriff durch die Content Server-Benutzer – ausgeführt.
Wenn Sie Teilnehmer eines Workflows sind, wird der Ihnen zugewiesene Workflow-Schritt auf Ihrer Seite Meine Zuweisungen angezeigt, sobald der Workflow diesen Schritt erreicht. Weitere Informationen zum Ausführen von Workflow-Zuweisungen finden Sie unter Workflow-Zuweisungen ausführen.
Als Initiator oder Manager eines Workflows können Sie dessen Fortschritt auf der Seite Workflow-Status überwachen. Sie können hier auch Änderungen am Workflow vornehmen. Weitere Informationen zum Überwachen und Verwalten von Workflows finden Sie unter Workflows verwalten und unter Workflows und Zuweisungen überwachen.
Nach Abschluss eines Workflows können der Initiator und die Manager des Workflows die Workflow-Instanz archivieren oder löschen, es sei denn, das Workflow-Diagramm enthält eine automatische Abschlussaktion.