Sie können Workflows, Schrittzuweisungen und EPS-Prozesse auf der Seite Meine Workflows oder ggf. in einem Workflow-Statusobjekt überwachen. Für EPS-Prozesse muss das optionale EPS-Integrationsmodul installiert sein.
Für Workflows können Sie mit beiden Oberflächen einen Workflow öffnen, um sich dessen aktuellen Stand anzusehen, und Workflow-Managementvorgänge ausführen. So können Sie hier z. B. Workflows archivieren und löschen. Weitere Informationen zu Workflow-Management-Vorgängen finden Sie unter Workflows verwalten.
Für EPS-Prozesse können Sie mit beiden Oberflächen Informationen zum EPS-Prozess einsehen. Weitere Informationen zur Überwachung von EPS-Prozessen erhalten Sie unter
Das Workflow-Statusobjekt zeigt Folgendes an:
Weitere Informationen zu Workflow-Statusobjekten finden Sie unter Workflow-Statusobjekt verwenden.
Auf der Seite Meine Workflows wird Folgendes angezeigt:
Die Seite Meine Workflows umfasst die Registerkarte Statusinformationen, die den Status der von Ihnen initiierten Workflows und EPS-Prozesse anzeigt. Die Registerkarte Zuweisungen zeigt alle Ihnen zugewiesenen Workflow-Schritte an. Die Workflow-Zuweisungen werden zudem zusammen mit anderen Ihnen zugewiesenen Aufgaben und EPS-Prozessen auf Ihrer Seite Meine Zuweisungen angezeigt. Sie können festlegen, welche dieser Registerkarten beim Öffnen der Seite angezeigt wird, indem Sie auf der Seite Meine Einstellungen: Workflow die Standardregisterkarte festlegen. Weitere Informationen zu Workflow-Einstellungen finden Sie unter Workflow- und Zuweisungseinstellungen festlegen.
Welche Workflows angezeigt werden, wenn Sie das erste Mal die Seite Meine Workflows bzw. ein Workflow-Statusobjekt öffnen, hängt sowohl von den von Ihrem Systemverwalter konfigurierten Einstellungen als auch von den Einstellungen ab, die Sie auf der Seite Meine Einstellungen: Workflow definieren, sowie von der Konfiguration des Workflow-Statusobjekts, das Sie für die Anzeige auf der Seite Workflow-Status auswählen. Die gebräuchlichste Standardeinstellung für die Seite Meine Workflows ist die, dass aktive (d. h. gerade ausgeführte oder abgeschlossene, jedoch nicht archivierte) Workflows angezeigt werden.
Mit Expression Builder können Sie einen bedingten Ausdruck erstellen, der bestimmt, wie die Workflows angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Expression Builder verwenden.
Detaillierte Workflow-Informationen anzeigen
Wenn Sie einen Workflow öffnen, können Sie detaillierte Informationen zu dessen Status anzeigen. Es gibt folgende Workflow-Statusobjekte:
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Allgemein: Zeigt allgemeine Informationen an, z. B. Name des Workflows, Initiator, Datum der Initiierung bzw. Fertigstellung, Fälligkeitsdatum und aktueller Status.
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Schrittliste: Zeigt für jeden Schritt die folgenden Informationen an:
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Typ: Zeigt den Schritttyp und den Status an. Schritttyp und Status werden durch eines der folgenden Symbole dargestellt:
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Das Symbol Aktuell
gibt an, dass es sich um den Schritt handelt, an dem derzeit gearbeitet wird bzw. der derzeit ausgeführt wird. -
Das Symbol Aktuell im Hintergrund
gibt an, dass der Schritt derzeit vom Workflow-Agenten im Hintergrund verarbeitet wird. -
Das Symbol Nicht verwendet
gibt an, dass der Schritt im Workflow nicht verwendet wurde. -
Das Symbol Abgeschlossen
gibt an, dass der Schritt abgeschlossen wurde. -
Wenn ein Schritt kein Statussymbol besitzt, wartet der Schritt auf seine Erledigung.
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Schritt: Zeigt den Schrittnamen an.
Hinweis:
Schrittnamen sind als Verknüpfungen formatiert, über die spezifische Informationen zum Schritt aufgerufen werden können. -
Bearbeiter: Zeigt den Benutzer an, der den Schritt ausführt.
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Von Workflow-Agent bearbeiten lassen: Gibt an, ob die für den jeweiligen Schritt zu erledigende Arbeit teilweise (Benutzer- oder Initiator-Schritte) oder vollständig (Objekt-Routine-Schritte) von einem Workflow-Agenten ausgeführt werden soll.
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Fälligkeitsdatum: Zeigt das Datum an, für das die Fertigstellung des Schrittes geplant ist.
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Abgeschlossen am: Zeigt das Datum an, an dem der Schritt abgeschlossen wurde.
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Diagrammansicht: Zeigt eine grafische Darstellung des Workflow-Diagramms an, die nicht bearbeitbar ist.
Hinweis:
Sofern verfügbar, werden das Fälligkeitsdatum und das Abschlussdatum des Schritts angezeigt. -
Management: Zeigt die Namen und Berechtigungen der Manager eines Workflows an und erlaubt Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen, die Management-Berechtigungen des Workflows zu bearbeiten.
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Protokoll: Führt alle Ereignisse auf, die während des Workflows aufgetreten sind. Außerdem werden das Datum (und die Uhrzeit) sowie der Name des Benutzers angezeigt, der die Aktion ausgeführt hat (sofern zutreffend), oder die E-Mail-Adresse des Benutzers (wenn der Schritt E-Mail-aktiviert ist und über E-Mail abgeschlossen ist).
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Anlagen: Zeigt alle Objekte an, die dem Workflow angehängt sind. Diese Informationen sind nur verfügbar, wenn für den Workflow Anlagen definiert sind. Diese Anlagen können geändert werden.
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Kommentare: Zeigt die ausgewählten Schrittkommentare und optional auch alle Kommentare an, die vom Workflow-Diagramm-Ersteller zur Anzeige freigegeben wurden.
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Attribute: Zeigt alle für den Workflow definierten Attribute an. Diese Informationen sind nur verfügbar, wenn für den Workflow definierte Attribute vorhanden sind. Weitere Informationen zum Anzeigen von Attributwerten finden Sie unter Werte von Workflow-Attributen und Formularfeldern anzeigen.
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Formulare: Zeigt die im Workflow verfügbaren Anlagen an. Diese Informationen sind nur verfügbar, wenn für den Workflow Formulare definiert sind.
Über die Verknüpfungen in der Schrittliste oder durch Öffnen eines Schrittsymbols in der Diagrammansicht können Sie auf den folgenden Registerkarten spezifische Schrittinformationen anzeigen:
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Allgemein: Zeigt allgemeine Informationen an, z. B. die Schrittpriorität, Daten und Empfänger.
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Protokoll: Zeigt Schrittaktionen und Ereignisse an, z. B. das Anfangs- und Enddatum des Schritts.
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Kommentare: Zeigt alle während der Arbeit an einem Schritt eingegebenen Kommentare an.
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Attribute: Zeigt die Werte von Attributen an, die dem Schritt zugewiesen wurden.
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Anlagen: Zeigt die Anlagen an, die dem Schritt zugewiesen wurden.
Werte von Workflow-Attributen und Formularfeldern anzeigen
Wenn der angezeigte Workflow Attribute oder Formulare verwendet und Sie die Werte von Attributen oder Formularfeldern in einem Schritt prüfen möchten, müssen Sie ermitteln, ob der Schritt zu einer Prüfschleifenverknüpfung gehört. Eine Prüfschleifenverknüpfung besteht aus einer Reihe von Schritten, die in einer Schleife verarbeitet werden. Die Schritte in einer Prüfschleifenverknüpfung können während der Workflow-Verarbeitung mehrmals ausgeführt werden. Weitere Informationen zu Prüfschleifenverknüpfungen finden Sie unter
Wenn Sie Daten zu einem Workflow-Attribut oder Formularfeld anzeigen, die für einen Schritt festgelegt wurden, der nicht der Prüfschleifenverknüpfung angehört, zeigt Content Server den entsprechenden Wert an, sobald die Workflow-Verarbeitung diesen Schritt erreicht. Wenn der auf der Seite Workflow-Status angezeigte Schritt derzeit verarbeitet wird, handelt es sich bei dem Attribut- oder Feldwert um den aktuellen Wert. Wenn der Schritt abgeschlossen wurde, ist es möglich, dass das Attribut oder Feld in einem späteren Schritt geändert wurde, sodass der für den angezeigten Schritt angezeigte Wert möglicherweise nicht den aktuellen Wert im Workflow darstellt. Wenn z. B. Schritt 1 ein Attribut mit dem Namen Titel und dem Wert Quartalsbericht enthält und der Schritt an Schritt 2 gesendet wird, wird auf der Seite Workflow-Status für Schritt 1 immer Quartalsbericht als Wert für das Attribut Titel angezeigt, auch wenn ein Benutzer in Schritt 2 (oder einem der folgende Schritte) im Workflow den Wert in Quartalsbericht und -analyse ändert.
Wenn der Schritt als Resultat einer Prüfschleifenverknüpfung mehrfach ausgeführt wurde, kann es sein, dass die Attribut- und Feldwerte bei jeder Verarbeitung des Schritts in der Prüfschleifenverknüpfung geändert werden. Content Server zeigt die aktuellste Version der Attribut- oder Feldwerte des Schrittes an, nicht jedoch die in früheren Durchläufen in der Prüfschleifenverknüpfung angegebenen Werte. Content Server speichert die Attribut- und Feldwerte von früheren Durchläufen des Schritts (sofern die Versionierung für Werte aktiviert wurde) allerdings in der Content Server-Datenbank, damit Sie sie mithilfe eines Content Server-LiveReports abrufen können. Weitere Informationen zum Anzeigen aller für die Attribute oder Felder eines mehrfach in einem Workflow ausgeführten Schritts angegebenen Werte finden Sie unter
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Wichtig: |
Workflow-Ereigniseinstellungen konfigurieren
Sie können Benachrichtigungen und eLink-Einstellungen konfigurieren, die Ihnen bei der Überwachung von Workflow-Ereignissen helfen. Wenn ein Ereignis auftritt, das einer von Ihnen konfigurierten Benachrichtigung entspricht, sendet Content Server Ihnen einen Bericht, der Warnungen für die von Ihnen konfigurierten Benachrichtigungen enthält. Wenn ein Workflow-Ereignis auftritt, das einer von Ihnen konfigurierten eLink-Einstellung entspricht, benachrichtigt Content Server Sie durch Senden einer E-Mail-Nachricht, die nur eine Warnung zum Workflow-Ereignis enthält. Sie können die folgenden Ereignisse überwachen:
Weitere Informationen zum Konfigurieren der Benachrichtigungseinstellungen finden Sie unter
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Wichtig: |