In einem Workflow-Diagramm werden ein Geschäftsprozess und die im Geschäftsprozess verwendeten Informationen grafisch dargestellt. Ein Workflow-Diagramm enthält Folgendes:
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Eine Reihe von verknüpften Schritten, die Aufgaben, Benutzer, Meilensteine, Auswertungen und andere Funktionen definieren, die entweder nacheinander oder parallel ausgeführt werden.
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Eine Arbeitsmappe, die sich aus Anlagen, Kommentaren, Attributen und anderen, mit dem Arbeitsprozess im Zusammenhang stehenden Informationen zusammensetzt.
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Allgemeine Einstellungen, wie z. B. Managementberechtigungen, Berechnungen von Fälligkeitsterminen, die Art der in der Arbeitsmappe enthaltenen Informationen sowie andere Einstellungen, die sich auf das gesamte Workflow-Diagramm auswirken. Informationen zum Festlegen allgemeiner Eigenschaften finden Sie unter Allgemeine Eigenschaften definieren.
Informationen zum Hinzufügen eines Workflow-Diagramms finden Sie unter Mit Workflow-Diagrammen arbeiten. Informationen zum Konfigurieren eines Workflow-Diagramms finden Sie unter Workflow-Diagramme konfigurieren.
Schritte auswählen
Workflow-Diagramm-Schritte definieren die Arbeit und die Ereignisse in einem Workflow (eine aktive Instanz eines Workflow-Diagramms). Die folgende Tabelle enthält eine Beschreibung der Workflow-Diagramm-Schritte und ihrer Funktionalität.
| Schritt | Beschreibung | Details |
|---|---|---|
| Start | Aufgaben, die vom Initiator des Workflows zu erledigen sind, bevor ein Workflow-Diagramm initiiert wird. Kann für die Ausführung in der klassischen Content Server-Ansicht oder der Content Server Smart View konfiguriert werden. | Der Startschritt |
| Benutzer | Aufgaben, die von Benutzern oder Gruppen zu erledigen sind. Kann für die Ausführung in der klassischen Content Server-Ansicht oder der Content Server Smart View konfiguriert werden. | Benutzer- und Initiator-Schritte |
| Auswerten | Leitet den Workflow automatisch auf Grundlage der von Ihnen definierten bedingten Anweisungen weiter. | Auswertungsschritte |
| Meilenstein | Punkt in einem Prozess, an dem der Fortschritt des Workflows beurteilt wird. | Meilensteinschritte |
| Initiator | Aufgaben, die vom Initiator des Workflows zu erledigen sind. Kann für die Ausführung in der klassischen Content Server-Ansicht oder der Content Server Smart View konfiguriert werden. | Benutzer- und Initiator-Schritte |
| Prozess | Automatisch eine E-Mail senden, Attribute ändern und Anlagen kopieren. | Prozessschritte |
| Objekt-Routine | Ordner automatisch erstellen, Attribute ändern, Versionierungsvorgänge ausführen und Objekte verschieben oder kopieren. | Objekt-Routine-Schritte |
| Teil-Workflow | Betten Sie ein anders Workflow-Diagramm in Ihrem Workflow-Diagramm ein. | Teil-Workflow-Schritte |
Formularaufgaben-Schritte verwenden
Mit dem Formularaufgaben-Schritt können Sie Benutzern oder Gruppen Formulare zuweisen. Weitere Informationen zu Formularaufgaben-Schritten finden Sie unter
Mit den folgenden eSign-Schritten können Sie Signierungsfunktionen in einen Workflow einfügen:
Weitere Informationen zu eSign-Schritten finden Sie unter
Mit der Arbeitsmappe arbeiten
Die Arbeitsmappe ist eine Sammlung von Informationen, die während der Ausführung eines Workflow-Diagramms verwendet oder erstellt werden. Welche Arbeitsmappeninformationen in den Schritten verfügbar sind, legen Sie selbst fest. Darüber hinaus können Sie den Empfängern der Schritte erlauben, der Arbeitsmappe Daten hinzuzufügen bzw. Daten zu ändern. Wenn Sie z. B. möchten, dass ein Empfänger ein Dokument prüft, können Sie das Dokument als Anlage hinzufügen und dann einen Schritt erstellen, mit dem gewährleistet wird, dass sich der Empfänger des Schrittes das angehängte Dokument ansieht. Sämtliche Informationstypen, die Sie in Ihrer Workflow-Diagramm-Arbeitsmappe verwenden möchten, müssen vor der Verwendung aktiviert werden. Die Arbeitsmappe setzt sich aus den folgenden Informationstypen zusammen:
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Anlagen: Dokumente, Dateien und alle Content Server-Objekte. Weitere Informationen zu Workflow-Diagramm-Anlagen finden Sie unter Anlagen definieren.
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Attribute: von Ihnen erstellte Felder und Werte Weitere Informationen zu Attributen finden Sie unter Attribute definieren.
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Kommentare: Textfelder in Schritten, in denen Teilnehmer Gedanken und Kommentare eingeben können.
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Formulare: Formulare, PDF-Formulare und eForms in der Workflow-Diagramm-Arbeitsmappe. PDF-Formulare und eFormulare stehen nur zur Verfügung, wenn die optionalen Produktmodule installiert sind.
Weitere Informationen zum Verwenden von Formularen finden Sie unter
Formulare in Workflow-Diagrammen verwenden .
