Eine Formularvorlage kann an jedem Content Server-Ablageort erstellt und definiert werden, für den Sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen. Wer das Workflow-Diagramm öffnen und initiieren darf, richtet sich nach dessen Ablageort der Formularvorlage und dessen Berechtigungen. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Berechtigungen.
Führen Sie die folgenden Aufgaben zum Definieren von Formularen aus:
Sobald Sie eine Formularvorlage definiert haben, stehen die folgenden Aktionen zur Auswahl:
Formularvorlage hinzufügen
Der Systemverwalter und die Benutzer, die über Erstellungsberechtigungen für Formularvorlagen verfügen, können Formularvorlagen erstellen. Formularvorlagen können an beliebiger Stelle innerhalb von Content Server gespeichert werden. Standardmäßig können Sie grundlegende Formularvorlagen aus dem Formular-Modul hinzufügen. Falls Ihr Content Server zusätzliche optionale PDF Forms- und eForms-Module enthält, können Sie auch andere Formularvorlagentypen installieren.
Modulformularvorlagen hinzufügen
Beim Hinzufügen einer Formularvorlage werden Sie aufgefordert, den Vorlagentyp anzugeben, wenn mindestens eines der folgenden Formular-Module installiert ist:
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Web Forms zum Hinzufügen von benutzerdefinierten HTML-Ansichten zu Formularvorlagen.
Weitere Informationen zum Web Forms-Modul finden Sie unter Web Forms – Überblick.
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Mit PDF Forms, einem optionalen Modul, können Sie ein PDF-Formular als eine Formularvorlage hinzufügen.
Ihr Systemverwalter muss das PDF Forms-Modul installieren, bevor Sie mit PDF Forms arbeiten können.
Weitere Informationen zum Hinzufügen einer PDF-Formularvorlage und zum PDF Forms-Modul finden Sie unter PDF-Formularvorlagen.
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Mit eForms, einem optionalen Modul, können Sie mit eFormularen und Daten in Content Server arbeiten.
Ihr Systemverwalter muss das eForms-Modul installieren, bevor Sie mit eFormularen arbeiten können.
Weitere Informationen zum Hinzufügen einer eForm-Formularvorlage und zum eForms-Modul finden Sie unter eForms Management.
Formularfelder in der Formularvorlage definieren
Mithilfe des Formular-Editors definieren Sie die Felder der Formularvorlage und konfigurieren bzw. fügen die gewünschten Felder für die Formulare hinzu, die auf dieser Vorlage basieren.
Bei der Definition stehen Einzelwertefelder, Wertefelder mit mehreren Zeilen, Listenfelder oder Kontrollkästchen zur Auswahl, sodass Sie die jeweils beste Eingabemethode für die verschiedenen Formulardaten festlegen können. Beispiel: Es soll ermittelt werden, ob ein neuer Mitarbeiter lieber geprägte oder gedruckte Visitenkarten möchte. Definieren Sie ein Kontrollkästchen-Attribut mit der Bezeichnung Gedruckt auf einem Bestellformular für Bürobedarf. Der Mitarbeiter kann somit das Kontrollkästchen aktivieren, wenn gedruckte Visitenkarten angefertigt werden sollen, oder entsprechend deaktivieren, wenn geprägte Visitenkarten gewünscht sind.
Sobald Sie Felder in einer Formularvorlage definiert haben, können Sie diese Felder bearbeiten. Des Weiteren können Sie benutzerdefinierte Ansichten der Formularvorlage definieren, in denen bestimmte Felder ein- oder ausgeblendet werden. In der folgenden Tabelle werden die Formularvorlagen-Feldtypen beschrieben.
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Hinweis:
Benutzer mit entsprechenden Administratorrechten können auch benutzerdefinierte Attribute erstellen. |
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Mit „Attributgruppe“ können Sie eine Gruppe zusammengehöriger Felder erstellen. Dies funktioniert genauso wie das Definieren von Feldern in der Formularvorlage über das Menü Attribut hinzufügen in der Attributgruppe. Definieren Sie beispielsweise einen Attributsatz mit der Bezeichnung Name des Mitarbeiters, der die Felder Name, Telefon und E-Mail-Adresse enthält.
Signierungsfelder verwenden
Sie können in einer Formularvorlage auch ein Benutzerfeld zum Signieren hinzufügen. Signierungsfelder unterscheiden sich von Benutzerfeldern nur darin, dass sie die Möglichkeit bieten, Benutzer oder Gruppen auszuwählen, denen die Berechtigung der Signaturstelle im Modul eSign erteilt wurde. Wenn Sie einem Feld eine Gruppe oder einen Benutzer hinzufügen, können Sie nur Signierungsgruppen oder Benutzer auswählen, die über eine Signaturstelle verfügen.
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Hinweis:
Signierungsfelder sind in PDF-Formularen und eFormularen nicht verfügbar. |
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Weitere Informationen zu eSign finden Sie unter Mit Signierungsaufgaben arbeiten.
Feldeigenschaften festlegen
Wenn Sie ein Feld definieren, legen Sie auch Eigenschaften für dieses Feld fest. Einige Eigenschaften gelten für mehrere Feldtypen, andere sind einzigartig. Beispielsweise enthalten alle Felder die Eigenschaft Name; die Eigenschaft Zeitfeld einschließen findet sich dagegen nur in Datumsfeldern. Die nachstehende Tabelle zeigt die Feldeigenschaften und die Feldtypen, in denen diese Eigenschaften verwendet werden.
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Hinweise:
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Bei Sendemechanismen und in Workflows werden erforderliche Optionen in jedem Fall umgesetzt, nicht jedoch bei Revisionsmechanismen.
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Informationen zu den vom Attribut „Text: Tabellenschlüssel-Suche“ verwendeten Eigenschaften finden Sie unter Mit Attributen arbeiten. |
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Benennung von Formularfeldern
Wenn Sie einer Formularvorlage ein Feld hinzufügen, kann der Attributname keine in SQL reservierten Schlüsselwörter enthalten. Eine vollständige Liste der reservierten Schlüsselwörter finden Sie in der Dokumentation Ihrer RDBMS-Software. Wenn in SQL reservierte Schlüsselwörter in Formularfeldern verwendet werden, können mit der Formularvorlage keine SQL-Tabellen erstellt werden.
Wenn Sie eine Formularvorlage haben, die ein Feld mit in SQL reservierten Schlüsselwörtern im Namen enthält, löschen Sie das Feld, und erstellen Sie es unter einem anderen Namen neu. Im ursprünglichen Feld gespeicherte Daten werden nicht in die neue Tabelle kopiert.
Datenbanktabelle auswählen
Sie können Formularvorlagen mit einer SQL-Tabelle (Structured Query Language) in der Content Server-Datenbank verknüpfen. Mit einer SQL-Tabelle haben Sie dann die Möglichkeit, Formulardaten in der Tabelle zu speichern. Wenn Sie ein Formular mit dieser Vorlage erstellen, können Sie bestimmen, ob diese Option ausgewählt werden soll. Ihre Entscheidung ist dabei abhängig davon, wie Sie die im Formular erfassten Daten verwenden möchten.
Wenn Sie keine SQL-Tabelle als Speichermechanismus verwenden, können die Revisions- und Sendemechanismen die Daten, die in PDF Formsn eingegeben wurden, die auf dieser Vorlage basieren, als binäre große Objekte in den Tabellen DTree und DVersData der Content Server-Datenbank speichern. Des Weiteren können Sie nicht direkt auf gespeicherte Formulardaten zugreifen, die aufgrund von LiveReports oder externen Anwendungen auf dieser Vorlage basieren.
Die folgenden Methoden für die Datenspeicherung stehen zur Auswahl:
Eine vorhandene SQL-Datenbanktabelle verwenden
Wenn Sie eine vorhandene SQL-Datenbanktabelle mit einer Formularvorlage verknüpfen, muss für alle Felder in der Vorlage je eine Spalte in der angegebenen Tabelle vorliegen. Dabei müssen der Name und der Typ jeweils übereinstimmen. Die Tabelle kann zusätzliche Spalten enthalten, jedoch nicht weniger. Bei allen PDF Forms, die auf dieser Vorlage basieren, ist SQL-Tabelle als Revisions- und Sendemechanismus für die Benutzer verfügbar, die über die entsprechenden Verwendungsberechtigungen für Formulare verfügen. Mithilfe von SQL-Tabellen-Mechanismen werden Formulardaten als Datensätze in einer neuen Datenbanktabelle gespeichert. Auf die in der SQL-Tabelle gespeicherten Formulardaten können Sie mit LiveReports oder externen Anwendungen direkt zugreifen.
Datenbankschema überprüfen
Wenn Sie das Schema einer SQL-Datenbanktabelle anzeigen, bevor Sie diese Methode auswählen, können Sie überprüfen, ob das Schema tatsächlich mit der Formularvorlage übereinstimmt. Das Schema wird als übereinstimmend angesehen (und die Formularvorlage funktioniert zusammen mit der Datenbanktabelle), wenn die beiden folgenden Bedingungen erfüllt werden:
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Die Anzahl der Spalten in der Formularvorlage ist gleich groß oder kleiner als die Anzahl der Spalten in der Tabelle.
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Der Datentyp jeder Spalte in der Formularvorlage ist kompatibel mit der entsprechenden Spalte der Tabelle.
Eine neue SQL-Datenbanktabelle verwenden
Wenn Sie eine vorhandene SQL-Datenbanktabelle mit einer Formatvorlage verknüpfen, verwendet Content Server einen Teil des Speicherplatzes in seiner Datenbank zum Erstellen einer Tabelle, deren Spalten mit den Feldern des Formulars übereinstimmen. Bei allen PDF-Formularen, die auf dieser Vorlage basieren, ist SQL-Tabelle als Revisions- und Sendemechanismus für die Benutzer verfügbar, die über die entsprechenden Verwendungsberechtigungen für Formulare verfügen. Mithilfe von SQL-Tabellen-Mechanismen werden Formulardaten als Datensätze in einer neuen Datenbanktabelle gespeichert. Auf die in der SQL-Tabelle gespeicherten Formulardaten können Sie mit LiveReports oder externen Anwendungen direkt zugreifen.
Soll eine SQL-Datenbanktabelle auf der Grundlage einer vorhandenen Tabelle erstellt werden, ist es möglich, die notwendigen SQL-Befehle zum Anlegen der Tabelle ausgeben zu lassen. Sie können die Befehle kopieren und in einen SQL-Befehlseditor einfügen und dann die Befehle senden, um so die Tabelle zu erstellen.
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Hinweis:
Die Länge der CHAR-Zeichenfelder (Spalten) beträgt 255 und bei VARCHAR-Textfeldern mit mehreren Zeilen 2000. Nachdem Sie die Befehlssyntax kopiert und in den Editor eingefügt haben, können Sie diese Standardlängen an Ihre Anforderungen anpassen. Löschen Sie jedoch keine Spalten, und ändern Sie die Datentypen nicht. |
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Verknüpfung einer Datenbanktabelle entfernen
Soll eine SQL-Datenbanktabelle nicht länger mit einer Formularvorlage verknüpft sein, können Sie die Verknüpfung wieder entfernen.
Oracle verwenden
Bei der Datenbank Oracle wird in Content Server unter Umständen ein Fehler angezeigt, wenn der Name der Datenbanktabelle länger als 23 Zeichen ist. Wählen Sie im Menü Funktionen der Formularvorlage die Option Relationale Tabelle verwalten aus. Prüfen Sie anschließend, ob das Datenbankschema in der Tabelle den Feldern in der Formularvorlage entspricht. Wenn das Tabellenschema der Formularvorlage entspricht, wird die Formularvorlage wieder mit der Datenbanktabelle verknüpft. Weitere Informationen finden Sie unter So verwalten Sie die Datenbanktabelle.