Angenommen, Ihre Organisation hat einen Workflow für die Verarbeitung von Urlaubsanträgen eingerichtet. Wenn Mitarbeiter Urlaub beantragen möchten, füllen sie ein Formular aus, das automatisch beim Senden im Workflow weitergeleitet wird. Die Urlaubsdaten werden in den entsprechenden Personalkalendern protokolliert, sodass die Formulardaten sonst nirgends in Content Server gespeichert werden müssen.

So richten Sie ein Urlaubsantragsformular ein:

  1. Erstellen Sie eine Formularvorlage, die den Text, die Felder und die Schaltflächen enthält, die in dem Urlaubsantragsformular angezeigt werden sollen. Weitere Informationen zur Definition von Formularvorlagen finden Sie unter Formularvorlage definieren.

  2. Fügen Sie ein Formular hinzu, das auf der Formularvorlage basiert. Verwenden Sie beim Definieren des Formulars die folgenden Einstellungen:

    1. Legen Sie keinen Revisionsmechanismus fest.

    2. Wählen Sie „Workflow initiieren“ und den Sendemechanismus aus, und verknüpfen Sie das Workflow-Diagramm für Urlaubsanträge mit dem Formular.

    Weitere Informationen zum Definieren von Formularen finden Sie unter Formular definieren.

  3. Fügen Sie ein Workflow-Diagramm hinzu, mit dem der Urlaubsantrag verarbeitet wird. Für das Workflow-Diagramm ist Folgendes erforderlich:

    1. Aktivieren Sie Formulare in der Workflow-Arbeitsmappe, und fügen Sie dann das Urlaubsantragsformular zur Arbeitsmappe hinzu. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Formularen zu einem Workflow-Diagrammpaket finden Sie unter Formulare zu Arbeitsmappen hinzufügen.

    2. Verwenden Sie einen Formularaufgabenschritt, oder stellen Sie das Formular in den Benutzerschritten zur Verfügung. Weitere Informationen zu Formularaufgabenschritten finden Sie unter Formularaufgabenschritte definieren. Weitere Informationen zum Definieren von Benutzerschritten finden Sie unter Benutzer- oder Initiator-Schritt definieren.

    3. Konfigurieren Sie den Workflow so, dass die Seite Initiieren nicht angezeigt wird, wenn ein Benutzer das Formular sendet. Deaktivieren Sie bei der Startschrittdefinition das Kontrollkästchen Titel bei Initiierung anfordern auf der Workflow-Diagramm-Seite Allgemein und das Kontrollkästchen Bei Initiierung anzeigen auf der Seite Startschrittdefinition. Weitere Informationen zum Definieren von Startschritten finden Sie unter Startschritte definieren.

Urlaubsantrag-Beispiel verwenden

Füllen Sie das Urlaubsantragsformular aus, und senden Sie die Formulardaten. Content Server initiiert automatisch einen Workflow. Der Urlaubsantrag wird dann automatisch zur Verarbeitung an die Manager und die Personalabteilung gesendet.

Weitere Informationen zu dieser Vorgehensweise finden Sie unter Revisions- und Sendemechanismus – Beispiele.