Angenommen, Ihre Organisation hat einen Workflow für Ausgabenberichte eingerichtet. Wenn Mitarbeiter Ausgaben haben, die vom Unternehmen zurückerstattet werden, füllen Sie ein Formular aus, das an einen Workflow weitergeleitet wird, der wiederum die Verarbeitung des Ausgabenberichts automatisiert. Weil es manchmal etwas Zeit in Anspruch nimmt, bis die gesamten erforderlichen Belege für die Ausgaben erfasst worden sind, erfordert das Ausgabenberichtsformular einen Revisionsmechanismus, der die Versionierung ermöglicht, damit die Mitarbeiter jeweils einen Abschnitt des Formulars ausfüllen können.

So richten Sie ein Ausgabenberichtsformular ein:

  1. Definieren Sie eine Formularvorlage, die den Text, die Felder und die Schaltflächen enthält, die im Ausgabenbericht angezeigt werden sollen. Weitere Informationen zur Definition von Formularvorlagen finden Sie unter Formularvorlage definieren.

  2. Fügen Sie ein Formular hinzu, das auf der Formularvorlage basiert. Verwenden Sie beim Definieren des Formulars die folgenden Einstellungen:

    1. Klicken Sie in der Liste Revisionsmechanismus auf die Option Content ServerVersionen.

    2. Klicken Sie in der Liste Sendemechanismus auf Workflow initiieren.

    Weitere Informationen zum Definieren von Formularen finden Sie unter Formular definieren.

  3. Fügen Sie ein Workflow-Diagramm hinzu, mit dem der Ausgabenbericht verarbeitet wird. Für das Workflow-Diagramm ist Folgendes erforderlich:

    1. Aktivieren Sie Formulare in der Workflow-Arbeitsmappe, und fügen Sie dann das Ausgabenberichtsformular zur Arbeitsmappe hinzu. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Formularen zu einem Workflow-Diagrammpaket finden Sie unter Formulare zu Arbeitsmappen hinzufügen.

    2. Verwenden Sie einen Formularaufgabenschritt, oder stellen Sie das Formular in den Benutzerschritten zur Verfügung. Weitere Informationen zu Formularaufgabenschritten finden Sie unter Formularaufgabenschritte definieren. Weitere Informationen zum Definieren von Benutzerschritten finden Sie unter Benutzer- oder Initiator-Schritt definieren.

    3. Konfigurieren Sie den Workflow so, dass die Seite Initiieren nicht angezeigt wird, wenn ein Benutzer das Formular sendet. Deaktivieren Sie bei der Startschrittdefinition das Kontrollkästchen Titel bei Initiierung anfordern auf der Workflow-Diagramm-Seite Allgemein und das Kontrollkästchen Bei Initiierung anzeigen auf der Seite Startschrittdefinition. Weitere Informationen zum Definieren von Startschritten finden Sie unter Startschritte definieren.

Ausgabenbericht-Beispiel verwenden

Wenn Sie das Ausgabenberichtformular geöffnet und verwendet haben, können Sie die aktuelle Version des Formulars speichern. Beim nächsten Öffnen des Formulars werden die zuvor gespeicherten Werte angezeigt. Über die Registerkarte Versionen des Formulars können Sie zudem auf frühere Versionen zugreifen. Weitere Informationen zum Zugriff auf Formularversionen finden Sie unter Mit Formularen arbeiten.

Sobald Sie alle Ausgaben dokumentiert haben, können Sie das Formular senden. Nach dem Senden des Formulars wird der Workflow, der mit dem Formular verknüpft ist, in Content Server initiiert, und die Daten aus dem Formular werden den Benutzern zur Verfügung gestellt, die am Workflow teilnehmen.

Weitere Informationen zu dieser Vorgehensweise finden Sie unter Revisions- und Sendemechanismus – Beispiele.